Zarządzanie zmianami koncentruje się na zmianach, które członkowie organizacji napotykają podczas przejścia związanego z biznesem. Aby zarządzanie zmianą przebiegało sprawnie, należy wdrożyć narzędzia, procesy i plany, aby złagodzić potencjalne problemy i przewidywane problemy. Plan projektu zarządzania zmianami jest niezbędny. Bez planu pomocy pracownikom w przejściu do nowych ról pracownicy poczują się zdezorientowani i nieprzygotowani, a ogólna firma potencjalnie może zostać dotknięta.
Powołanie zespołu zarządzania zmianą. Mogą to być członkowie Twojej organizacji lub zewnętrzni konsultanci, którzy są zaznajomieni z procesem zarządzania zmianą. Co najmniej ten zespół powinien obejmować osobę znającą wszystkie obszary Twojej organizacji, jak również eksperta ds. Zarządzania zmianami. Ten zespół musi być przygotowany na wyjaśnienie zamierzonych zmian w organizacji, złagodzić problemy pojawiające się podczas przejścia i określić powodzenie przejścia po zakończeniu zmiany.
Przeanalizuj plan, który Twoja firma zdefiniowała, aby przejść od obecnej struktury organizacyjnej do planowanej struktury organizacyjnej. Określ, ile kroków jest wymaganych. Często firma nie może przejść bezpośrednio z jednej struktury organizacyjnej do drugiej; plan musi być wdrażany krok po kroku.
Na przykład Twoja firma chce przejść z organizacji podzielonej przez region do organizacji podzielonej według działu.W tym czasie każde lokalne biuro zarządza własnym marketingiem, sprzedażą i produkcją. Celem firmy jest podział firmy na trzy kompletne, zintegrowane działy: marketing, sprzedaż i produkcję. Firma może zacząć od integracji marketingu, a następnie sprzedaży i produkcji. To stopniowe przejście jest mniej ryzykowne i mniej przytłaczające niż przekształcenie wszystkich trzech działów jednocześnie.
Stwórz kompleksowy plan komunikacji. Określ, jak wszyscy pracownicy firmy mogą być powiadamiani o nadchodzących zmianach. Bez odpowiedniej komunikacji pracownicy mogą nie być świadomi zmian i mogą nie być odpowiednio przekształcani, jeśli to konieczne.
Utwórz oś czasu kluczowych zmian, które wystąpią podczas procesu zarządzania zmianami. To musi być szczegółowe i zawierać duże i małe szczegóły. Oś czasu powinna zawierać takie elementy, jak:
- Komunikuj planowane zmiany z organizacją
- Spotkaj się z członkami zespołu marketingowego, aby wyjaśnić, jak zmienią się ich obowiązki
- Zaprojektuj i zainstaluj nowy układ biurowy dla pracowników marketingu
- Przeniesienie pracowników marketingu do nowych miejsc pracy (okres 3 dni)
- Spotkaj się z pracownikami marketingu, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania
- Trzymaj cotygodniowe telekonferencje, aby omówić wszelkie problemy, które się pojawiają
Wymień potencjalne obawy i problemy, które mogą się pojawić podczas procesu zmiany. Obejmuje to niezadowolenie pracowników, dezorientację pracowników i zatrzymywanie codziennych procesów pracy. Stwórz plan awaryjny dla każdego potencjalnego niepowodzenia.
Skompiluj wszystkie informacje dotyczące zarządzania zmianami do raportu, który przedstawi kierownictwu wyższego szczebla Twojej firmy. Przygotuj się na pytania lub sugerowane zmiany od zespołu zarządzającego. Przygotuj się do obrony swoich sugestii i zaakceptuj fakt, że wszystkie plany zarządzania zmianami mogą nie zostać zaakceptowane przez kierownictwo wyższego szczebla. Gdy zmiany są wymagane, edytuj plan projektu zarządzania zmianami, aby uwzględnić wszystkie poprawki.
Omów nadchodzące zmiany z każdym lokalnym zespołem zarządzającym w organizacji po uzyskaniu zgody kierownictwa wyższego szczebla, ale zanim zmiany zostaną oficjalnie wdrożone. Przedstaw każdemu kierownikowi raport zmian, które wpłyną na jego dział, aby mógł wyjaśnić zmiany w swoim zespole. Poproś każdego menedżera, aby zgłosił wszelkie potencjalne problemy, które mogły zostać przeoczone, aby można było zająć się nimi, a plan zarządzania zmianami można dostosować lub zmienić w razie potrzeby.
Wskazówki
-
Przygotuj się do wprowadzenia zmian w planie zarządzania zmianami. Zwłaszcza przy dużych zmianach organizacyjnych mogą wystąpić problemy. Upewnij się, że masz plan awaryjny dla wszystkich zmian o wysokim ryzyku.
Ostrzeżenie
Nie spiesz się ze zmianą. Choć zmiana może przynieść wielkiej korzyści organizacji, zbyt szybka zmiana może zastraszać i dezorientować pracowników i inne zainteresowane strony.
