Jeśli projekt nie ma dobrego planu komunikacji, jest skazany na porażkę. Podstawowym obowiązkiem kierownika projektu jest opracowanie i organizacja skutecznego i wydajnego planu komunikacji. To zmotywuje zespół projektowy i pozwoli, aby projekt został zrealizowany w odpowiednim czasie. Dobry plan komunikacji powinien stworzyć otwartą i przejrzystą atmosferę, w której każdy czuje się komfortowo, dostarczając pomysłów i informacji. Kierownik projektu, który działa jak dyktator, będzie samobójcą.
Wprowadzenie
Opracuj strategię komunikacji: (1) Opracuj i określ projekt. Jako kierownik projektu jesteś głównym źródłem informacji. Twoim zadaniem jest efektywna komunikacja, aby kierować zespołem i motywować go. (2) Stwórz forum, które pozwala na wymianę pomysłów. Niech wszyscy członkowie zespołu wiedzą, że ich wkład jest cenny. Komunikacja to dialog, a nie monolog. Plan komunikacji powinien zachęcać do interakcji i wkładu ze strony wszystkich zaangażowanych osób. (3) Wyjaśnij cele komunikacyjne. Cele dobrej komunikacji powinny umożliwić skuteczne i terminowe zakończenie projektu. Pomoże to uniknąć niespodzianek, uniknąć powielania i ujawni zaniedbania.
Deleguj obowiązki. Poszczególni członkowie zespołu projektowego powinni wiedzieć, jakie są ich konkretne obowiązki i do kogo są odpowiedzialni. Każdy powinien znać cele komunikacyjne.
Korzystaj z różnych mediów i metod, aby utrzymać aktualność komunikacji i informować wszystkich na bieżąco. Obejmuje to aktualizacje wiadomości e-mail, notatki projektowe, spotkania twarzą w twarz i regularne raporty.
Ustaw linię czasu dla raportów i recenzji. Oprócz codziennej wymiany informacji, planowania terminów spotkań i terminów raportów. Dzięki temu zespół będzie zmotywowany i zorganizowany. Pomaga również w ustalaniu priorytetów zadań.
Przejrzyj plan komunikacji, aby upewnić się, że działa on skutecznie. Szukaj danych wejściowych od zespołu. Czy niezbędne informacje są przekazywane w odpowiednim czasie? Jeśli nie, jakie ulepszenia można wprowadzić, aby było lepiej?
