Prawidłowe dokumentowanie protokołów posiedzeń wymaga dużej organizacji i dbałości o szczegóły. Ponieważ protokoły z posiedzeń często stają się legalnymi dokumentami, ważne jest dokładne podsumowanie dyskusji. Wykonaj kopię zapasową i przechowuj ją w bezpiecznym miejscu, a następnie rozdaj dodatkowe kopie odpowiednim stronom. Dzięki praktyce o wiele łatwiej jest precyzyjnie i zwięźle dokumentować protokoły z posiedzeń.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer przenośny
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
-
Program spotkania
-
Kopia regulaminu Roberta
Dokumentowanie protokołów posiedzeń
Przybądź wcześniej, aby przygotować laptopa i gotowe do pracy. Zanotuj datę, godzinę, lokalizację i listę uczestników. Nagraj tyle dyskusji ze spotkania, ile jest możliwe dla twojej szybkości pisania. Nie martw się o błędy ortograficzne i gramatyczne. Jeśli przegapisz ważny krok, taki jak przekazanie ruchu lub elementu akcji, możesz poprosić uczestników spotkania o wyjaśnienie tego sformułowania. Zapisuj dokument sporadycznie, aby zapobiec utracie danych.
Edytuj swoje spotkania tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu, gdy twoja pamięć o dyskusji jest wciąż aktualna. Popraw błędy w pisowni lub gramatyce i upewnij się, że formatowanie jest spójne w całym dokumencie. Wstaw "szkic" znaku wodnego, aby powiadomić czytelników, że protokół nie został jeszcze zatwierdzony i oficjalnie przyjęty. Zapisz plik, używając nazwy pliku łatwej do zidentyfikowania i rozróżnienia później, na przykład "StrataCouncilMinutesDecember5".
Prześlij protokół do przewodniczącego posiedzenia lub innej osoby wyznaczonej do przeglądu dyskusji. Ponownie edytuj minuty, na podstawie otrzymanych opinii. Podczas edycji zachowaj ostrożność, aby zachować integralność minut. Nie dodawaj żadnych dyskusji, które nie wystąpiły, lub usuń wszelkie dyskusje, które miały miejsce. Zapisz plik ponownie.
Zachowaj znak wodny "Wersja robocza" w dokumencie, dopóki protokół nie zostanie formalnie zatwierdzony. Zwykle ma to miejsce podczas kolejnych posiedzeń tego samego komitetu.
Po zatwierdzeniu protokołu przez komisję usuń znak wodny "Wersja robocza" i ponownie zapisz plik. Dystrybucja zatwierdzonych protokołów do członków komisji w razie potrzeby.
Wskazówki
-
Mieć kopię Regulaminu Roberta (lub jakikolwiek przewodnik, którego używa twoja komisja), aby użyć go jako punktu odniesienia podczas spotkania. Może to pomóc w prawidłowym zapisywaniu przebiegu spotkań.
Niektórzy nadal wolą dokumentować minuty spotkania, używając skrótów, a następnie wpisywać notatki później. Ta metoda może działać równie dobrze, jak wykonywanie minut przy użyciu laptopa. To zależy od osobistych preferencji.
W przypadku bardzo ważnych spotkań należy rozważyć użycie magnetofonu, aby nagrać nagranie postępowania.
