Rejestrowanie ruchów podczas spotkań jest istotną częścią procesu zarządzania dowolną organizacją. Zadanie może być uciążliwe, ale kluczowe. Do sekretarza spotkania należy uznanie, że nie jest ważne rejestrowanie wszystkiego, co zostało powiedziane, tylko to, co zostało zrobione lub postanowione na spotkaniu. Wnioski są szczególnie ważne, ponieważ zapewniają solidne podstawy do późniejszych działań, a nawet osoby, które wzięły udział w spotkaniu, mogą potrzebować wrócić i zapoznać się z protokołami, aby dokładnie zapamiętać, co zgodziły się zrobić.
Zapisz podstawowe dane związane ze spotkaniem, w szczególności datę i nazwiska uczestników. Należy zwrócić uwagę na każdego, kto był nieobecny i obecność kogokolwiek z pełnomocnictwami do głosowania reprezentującymi nieobecnych członków komisji.
Zapisz standardowe procedury stosowane przez komitet, które mogą zawierać elementy, takie jak potwierdzenie protokołu z poprzedniego spotkania, komunikat otwierający (uwaga, kto dostarczył wiadomość, a nie treść wiadomości) i tak dalej. Zwróć też uwagę, czy było to zaplanowane regularnie spotkanie, czy też była to sesja specjalna zwoływana w niecodziennym celu, takim jak nadzwyczajne spotkanie budżetowe.
Zaznacz początek ruchu, umieszczając słowo "MOTION" dużymi literami lub podkreślenie, a następnie imię osoby, która zaproponowała ruch (na przykład "RURA przez pułkownika musztardę").
Nagraj ruch dokładnie tak, jak zostało to określone. Wniosek można przedstawić kursywą. Jeżeli przed głosowaniem zostanie podjęta dyskusja dotycząca dokładnego brzmienia wniosku, nie należy rejestrować debaty, jedynie przedstawić dokładny język ostatecznej wersji wniosku (na przykład "RUCH Pułkownika Musztardy: komisja postanawia formalnie zarzut profesora Plum za grożenie panu Greenowi świecznikiem. ")
Zapisz wyniki głosowania. Komitety mogą zdecydować o tym, w jaki sposób głosowali wszyscy członkowie komisji (tak, nie, wstrzymują się), liczba bez indywidualnych decyzji (przyjęta od 5 do 3) lub po prostu wynik (zaliczony).
