Skuteczne systemy zarządzania rekordami bezpiecznie przechowują zapisy i tworzą organizacyjną metodę tworzenia, utrzymywania, użytkowania i usuwania zapisów. Stworzenie i ciągłe aktualizowanie wytycznych dotyczących zarządzania rekordami jest niezbędne do utrzymania integralności systemu. Dzięki wytycznym dotyczącym wymagań informacyjnych, metod wprowadzania danych, linii czasu przechowywania i tworzenia kopii zapasowych, przepisów bezpieczeństwa i dokładnego raportowania można stworzyć skuteczny system zarządzania rekordami.
Informacja
Opracuj wytyczne dotyczące tego, jakiego rodzaju informacji potrzebuje Twoja firma i czy musi przechowywać. Powinno to obejmować umowy, akta pracownicze, dokumenty inkorporacji, zapisy klientów, dane regulacyjne, zapisy finansowe i wszelkie inne istotne informacje, które są potrzebne firmie. Skompiluj tę listę, konsultując się z wieloma działami, aby zapewnić kompletność i zgodność ze wszystkimi potrzebami funkcjonalnymi. Przejrzyj ostateczną listę z radcą prawnym swojej firmy, aby sprawdzić, czy informacje potrzebne do wypełnienia zobowiązań prawnych są zawarte w wytycznych dotyczących przechowywania rekordów zarządzania.
Metody wprowadzania
Opracuj metodologię dla rekordowego wejścia dla każdego typu rekordu. Rekordy mogą być wprowadzane ręcznie, importowane z komplementarnych systemów lub wprowadzane przez system skanowania. Te metody wprowadzania powinny być niezawodne i bezpieczne. W przypadku wymiany elektronicznej należy poddać kontroli redundancji, aby zapewnić dokładne przelewy. W przypadku wprowadzania ręcznego zainicjuj system kontroli jakości w celu zapewnienia dokładności.
Przechowywanie
Wyznaczyć czasy przechowywania dla każdego typu rekordu wprowadzonego do systemu. Harmonogram powinien uwzględniać zobowiązania prawne, ograniczenia systemu danych i funkcjonalność. W przypadku rekordów rzadko używanych należy rozważyć uzupełniający system pamięci masowej, który umożliwia sporadyczny dostęp do zapisów. Te rekordy mogą być kompresowane w celu zminimalizowania potrzeb związanych z pamięcią masową. Przechowywanie rekordów z dala od podstawowego systemu rekordów pozwala na szybsze pobieranie często używanych rekordów. Twoje wytyczne dotyczące zarządzania rekordami powinny obejmować rutynowe procedury tworzenia kopii zapasowych, a najlepiej zduplikowane przechowywanie krytycznych rekordów.
Bezpieczeństwo
Szczegółowy plan bezpieczeństwa jest istotną częścią planu zarządzania rekordami. Grupuj zapisy w grupy, które można sklasyfikować pod kątem bezpieczeństwa, i przypisz bezpieczny, chroniony hasłem dostęp do odpowiednich grup pracowników. Ta kontrola bezpieczeństwa powinna mieć również zastosowanie do każdego, kto ma dostęp do danych wejściowych, wykonywania konserwacji i używania lub niszczenia zapisów. Rutynowo sprawdzaj poświadczenia bezpieczeństwa, aby zapewnić zgodność z obowiązkami firmowymi i regulacyjnymi. Włączenie poświadczeń bezpieczeństwa do nowych procedur dla pracowników i zakończone procedury dla pracowników.
Raporty
Rutynowe raportowanie powinno być częścią twojego systemu zarządzania rekordami. Raporty te powinny zawierać listy użytkowników, którzy uzyskali dostęp do poufnych danych, wszelkie zmiany w poświadczeniach bezpieczeństwa, raporty o błędach dotyczące niekompletnych zapisów i zapisy podlegające likwidacji. Dodaj raporty dla wszystkich krytycznych obszarów danych.
