Przygotowywanie i pisanie dobrych minut na spotkania to umiejętności, które każdy może zdobyć przy niewielkim przygotowaniu i dbałości o szczegóły. Bezstronna i prawidłowa rejestracja spotkań jest wymogiem prawnym dla wielu firm. Bez względu na to, czy napiszesz minutę dla organizacji biznesowej, politycznej, społecznej czy wolontariackiej, protokół stanie się stałym elementem historii organizacji. W wielu przypadkach minuty przechowywane są przez lata, dekady, a niekiedy wieki.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program
-
Lista uczestników
-
Magnetofon
-
Notatnik
Przybycie na spotkanie wcześnie z planem spotkania, listą uczestników i sprzętem niezbędnym do zarejestrowania protokołu. Wybierz miejsce w pobliżu facylitatora spotkania. Usiądź wygodnie w pobliżu organizatora spotkania, aby lepiej słyszeć i prosić o wyjaśnienia.
Zapytaj, czy możesz użyć magnetofonu, aby nagrać transkrypt audio spotkania. Jeśli robisz notatki na komputerze, sprawdź, czy działa poprawnie i czy masz komputerowy notatnik i przybory do pisania, które mogą posłużyć jako metoda sporządzania kopii zapasowych na wypadek awarii komputera.
Zapisz datę i godzinę spotkania na zamówienie. Zapisz istotę raportów oficerów i raportów komisji. Zwykle pełne raporty są dołączane do protokołu spotkania. Nagrywaj ruchy w miarę ich występowania. Uwzględnij, kto wprowadził każdy ruch, który oddelegował wniosek i czy wniosek został zatwierdzony, co jest znane jako "przeniesione" lub nie. Jeśli pozycja agendy zostanie zgłoszona - nie zostanie uwzględniona w trakcie spotkania, ale zostanie wstrzymana na później, należy odnotować, kto przedstawił wniosek w celu złożenia wniosku i kto oddelegował wniosek. Nagrywaj ogłoszenia i daty spotkań kontrolnych.
Znajdź lub utwórz szablon minut spotkań. Twoja organizacja może już mieć szablon minut spotkań. Jeśli nie, możesz użyć jednego z wielu szablonów minut spotkań dostępnych online lub utworzyć własny szablon. Szablon wymaga nagłówka, treści i linii podpisu. Nagłówek zawiera nazwę organizacji oraz datę, godzinę i miejsce spotkania.
Utwórz szablon, używając jako przewodnika planu spotkania. Uwzględnij następujące elementy w tej części: statystyki obecności, zatwierdzenie ostatnich protokołów z posiedzeń, sprawozdania dla funkcjonariuszy i komisji, stary biznes, nowy biznes, ogłoszenia i czas odroczenia.
Upewnij się, że szablon zawiera linie podpisu i daty dla sekretarza i organu zatwierdzającego.
Przygotuj minuty za pomocą szablonu. Wyeliminuj nadmierne szczegóły. Zapisz to, co zostało postanowione, kto wykona akcję, kiedy będzie należało i jak organizacja będzie wiedzieć, kiedy akcja zostanie zakończona. Po ukończeniu pierwszego szkicu przejrzyj transkrypcję audio spotkania, aby upewnić się, że udało ci się uchwycić wszystko, co konieczne. Następnie edytuj minuty.
Minuty są zapisem działań podejmowanych przez organizację. To nie jest zapis wszystkiego, co jest powiedziane, co jest transkrypcją. Zachowaj minuty profesjonalnie. Nie zamieszczaj swojej opinii, osądu ani interpretacji. Zwroty takie jak "gorąca debata" i "doskonały komentarz" nie mają miejsca w protokołach z posiedzeń profesjonalnych. Nigdy nie dołączaj wniosków, które zostały wycofane.
Dołącz raporty z oficerów i komisji do ukończonych minut. Wykonaj wymaganą liczbę kopii. Jeśli to możliwe, rozprowadź minutę spotkania przed następnym spotkaniem, aby można było szybko wprowadzić dodatki i / lub poprawki.
Wskazówki
-
Po przybyciu na spotkanie sprawdź uczestników na swojej liście. Rejestruj osiągnięcia i obawy. Sprawdź, czy nazwy są napisane poprawnie. Zachowaj kopię zapasową swoich minut. Nie bój się prosić o wyjaśnienia.
