Jeśli jest coś, co pracownicy lubią mniej niż spotkania, to wtedy czas spotkania się zmienił, zmuszając ich do zmiany harmonogramów. Mimo to jest znacznie gorzej, gdy twoi pracownicy są niedoinformowani. Zachowaj swoich pracowników w pętli, pisząc notatkę ostrzegającą ich o zmianie. Mogą nie lubić tego przesłania, ale docenią, że twoje notatki - jak wszystkie najlepsze formy komunikacji wewnętrznej - są krótkie i na temat.
Napisz nagłówek informacyjny swojej notatki. Pospiesz się w lewo i na czterech oddzielnych, pojedynczych liniach, napisz "Data", "Do", "Od" i "Temat". Każdemu z nich powinna towarzyszyć dwukropek. Po "Od:" wpisz swoje imię i tytuł.
Napisz nie więcej niż trzy akapity w jednym odstępie o zmianie czasu spotkania, podwójny odstęp między akapitami. W pierwszym akapicie należy wskazać dawny czas i planowany czas spotkania. Wskaż, czy miejsce spotkania się zmieniło, czy pozostało bez zmian.
Wyjaśnij przyczynę zmiany czasu w pozytywny sposób. Pracownicy mogą zakwestionować, dlaczego czas spotkania się zmienił, ale istnieje ryzyko narażenia poufnych informacji organizacyjnych. Rozwiązuj problem pozytywnie, mówiąc: "Zmienił się czas spotkania, aby lepiej dostosować się do potrzeb i harmonogramów każdego, którego obecność jest wymagana na spotkaniu."
Napisz pozytywny akapit trzeci. Na przykład: "Z góry dziękuję za współpracę przy dostosowywaniu zmiany harmonogramu. Czekam na Ciebie w (czas i miejsce spotkania)."
Wpisz swoje inicjały po imieniu, aby uzyskać dodatkową obecność i wiarygodność. Nie musisz podpisywać dolnej części notatki, ponieważ Twoje nazwisko jest wydrukowane u góry, w nagłówku.
Sprawdź i edytuj swoją notatkę przed jej rozpowszechnieniem. Nigdy nie pozwól, aby pracownik zauważył błąd w którymkolwiek z twoich materiałów komunikacyjnych.
Rozpowszechniaj notatkę prawidłowo i dla najlepszej ekspozycji. Pamiętaj, że nie chcesz, aby nieobecni pracownicy wpadli na legendarną linię biurową. "Chyba nie dostałem tej notatki." Notatki z całej firmy często umieszczane są w jadalniach i salach. Aby dodać "ubezpieczenie", zrób kopię notatki dla każdego pracownika i umieść ją w swojej skrzynce pocztowej lub na swoim biurku.
