Firmy używają podręczników do procedur administracji biurowej, aby szkolić pracowników, tworzyć i kupować oprogramowanie oraz zwiększać wydajność w biurze. Oprogramowanie stanowi dużą część operacji biurowych i wymaga procedur definiujących operacje komputerowe, takie jak bezpieczeństwo, tworzenie i dostęp do baz danych, protokół e-mail i ochrona antywirusowa. Podręcznik procedur często zawiera schematy blokowe pomagające w tworzeniu lub zakupie oprogramowania spełniającego potrzeby Twojego biura.
Administratorzy biura są odpowiedzialni za przetwarzanie i zarządzanie dokumentami i dokumentami; przygotowanie do spotkań, konferencji i wydarzeń specjalnych; organizowanie podróży; oraz komunikowanie się z klientami, zarządem, dostawcami i personelem. W skutecznym podręczniku dotyczącym procedur wyraźnie i z jak największą ilością szczegółów opisano praktyki urzędnicze. Nowy pracownik powinien mieć możliwość odnoszenia się do instrukcji w celu uzyskania informacji na temat procedur biurowych.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
3-Ringowy segregator
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
Jak pisać administracyjne procedury administracyjne
Zidentyfikuj procedury
Instrukcja procedury administracyjnej biura będzie składała się z kilku procedur. Rozpocznij od najwyższego poziomu, najbardziej ogólnych procedur i przejdź do najbardziej szczegółowych. Powinien istnieć schemat blokowy wysokiego poziomu wskazujący, w jaki sposób każda procedura pasuje do tej kategorii. Schematy blokowe ułatwiają szkolenie nowych pracowników, ponieważ stanowią graficzną reprezentację ich przepływu pracy. Poniższy przykład to prosta ilustracja niektórych procedur biurowych.
1. Rekordy biurowe
1.1 Zakup materiałów 1.2 Zgłoszenie 1.3 Obsługa przesyłek 1.4 Planowanie
1.3 Obsługa korespondencji
1.3.3 Odbieranie poczty -> 1.3.4 Sortowanie poczty -> Wymaga natychmiastowej odpowiedzi? -> Tak -> Oznacz jako pilne -> Nie dostarczaj -> Nie oznaczaj -> Dostarcz
Pisząc podręcznik, podaj szczegółowe informacje na temat każdej podtytułu. Na przykład:
1.3.3 Odbieranie poczty Poczta jest sortowana w pokoju pocztowym i dostarczana do każdego działu poczty pocztowej o 10 rano. Asystent biura odbiera pocztę, sortuje ją (patrz 1.3.4) i określa, czy poczta wymaga natychmiastowej odpowiedzi (patrz 1.3.5).
Zbierz informacje o procedurze
Jest to najważniejszy krok w procesie pisania i będzie wymagał najwięcej czasu. Upewnij się, że rozumiesz opisywaną procedurę i zakres projektu. Zapoznaj się z odbiorcami tej procedury i jej dostosowaniem do procedur na wyższym poziomie. Kim są dostawcy procedury? Kim są właściciele i eksperci? Kim są klienci? Kiedy masz jasne zrozumienie powyższych, wykonaj następujące kroki:
- Napisz zestaw pytań do rozmowy kwalifikacyjnej. Co musisz wiedzieć, aby napisać szczegółową procedurę?
- Przeprowadzaj wywiady i dokumentuj wyniki.
- Utwórz schemat blokowy, który przedstawia dane wejściowe do procesu, kroków roboczych i danych wyjściowych.
- Przejrzyj schematy blokowe, które utworzyłeś wraz z właścicielami procesów, aby uzyskać dokładność.
Napisz wersję roboczą podręcznika
Wybierz format instrukcji i upewnij się, że kierownictwo zgadza się z tym formatem. Przedstaw całą instrukcję. Nie chcesz przepisywać podręcznika, ponieważ nie ma zgody co do formatu lub zawartości. Użyj segregatora 3-ring, aby można było łatwo wprowadzać zmiany i aktualizacje. Obejmują następujące elementy dla każdej udokumentowanej procedury:
- Tytuł
- Wprowadzenie
- Przegląd
- Data zmiany
- Właściciel procedury - stosuj odpowiednie tytuły i unikaj używania nazwisk
- Schemat blokowy z opisami krok po kroku
- Definicje
- Materiały lub oprogramowanie wykorzystane w procedurze
- Ilustracje, tabele, wykresy i grafika, stosownie do potrzeb
Przejrzyj i edytuj
Poproś o sprawdzenie instrukcji przez odpowiedzialny zespół zarządzający, właściciela procedury i klienta procedury. Jeśli klient jest zewnętrzny w stosunku do organizacji, przed złożeniem prośby o sprawdzenie należy uzyskać zatwierdzenie zarządzania.
Możesz chcieć, aby ktoś inny niż autor przechodził przez każdy etap procesu, aby sprawdzić jego dokładność i kompletność. Jeśli istnieją ograniczenia prawne, upewnij się, że Twoja wewnętrzna organizacja prawna sprawdza podręcznik pod kątem zgodności.
Analizuj i usuwaj wszelkie niedociągnięcia stwierdzone podczas procesu sprawdzania i napisz ostateczną wersję. Uzyskaj ostateczne podpisy zatwierdzające na odpowiednim poziomie przed opublikowaniem dokumentu.
Powołanie jednego właściciela instrukcji, który jest odpowiedzialny za dokumentowanie aktualizacji.
