Organizacje nie mogą przyjąć każdej otrzymanej propozycji, dlatego muszą pisać listy, aby poinformować firmy, że odmawiają swoich propozycji. Często odbywa się to za pośrednictwem poczty elektronicznej. Firma odrzucająca propozycje tworzy list i przesyła go pocztą elektroniczną do odpowiednich firm. Za każdym razem, gdy firma napisze list odmowy, musi wziąć pod uwagę kilka kluczowych punktów, w tym utrzymywanie listów dyplomatycznych, szczerych i zwięzłych.
Użyj linii tematycznej. Podczas pisania wiadomości e-mail istnieje możliwość wypełnienia tematu na linii tematu. Podczas pisania listu odmawiającego propozycję, użyj linii tematu, aby poinformować osobę, o której dotyczy wiadomość e-mail. Nie musi zawierać słów "Odmowa wniosku", ale może zawierać informację "W odpowiedzi na twoją propozycję".
Zachowaj proste formatowanie. Nie używaj fantazyjnych czcionek ani żadnych specjalnych formatów. Użyj standardowego formatowania, które ma większość e-maili, i utrzymuj słowa równo z marginesem po lewej stronie.
Adres e-mail. Rozpocznij e-mail, kierując go do osoby kontaktowej, która napisała oryginalną propozycję. Jeśli na liście nie ma określonej osoby kontaktowej, należy ją skierować do działu zasobów ludzkich firmy.
Podaj cel tego e-maila. Bądź jasny, bezpośredni i dyplomatyczny, gdy zaczynasz list. Poinformuj czytelnika, że piszesz ten list, aby niestety poinformować go, że twoja firma odmawia przyjęcia wniosku złożonego przez niego lub jego firmę. Pamiętaj o podaniu nazwy firmy i celu pierwotnej oferty.
Dołącz przyczynę. List odmowy powinien być szczery i szczery. Z tego powodu większość firm podaje powód, który wyjaśnia, dlaczego odmawiają przyjęcia oferty. Przyczyny różnią się w przypadku odmowy przyjęcia wniosku, ale są zwykle powiązane z kosztami.
Zaproponuj czytelnikowi pozytywne życzenia.Poinformuj czytelnika, że dobrze mu życzę i jego firmę w przyszłości, i zaproś go do zaproponowania przyszłych projektów, które Twoja firma może mieć.
Podpisz list. Pod koniec e-maila podpisuj list "Z poważaniem", a następnie swoje imię i tytuł.
Wskazówki
-
Zawsze sprawdzaj listy biznesowe przed ich wysłaniem. Nie mów nic negatywnego o firmie, zamiast tego staraj się zachować pozytywny list.
