Pisanie listów odrzucenia oferty jest powszechną, ale nielubianą częścią prowadzenia firmy. List odrzucenia oferty został napisany przez firmę, aby poinformować inną firmę, że oferta, którą złożyła firma, nie została przyjęta. Pisząc ten rodzaj listu, pamiętaj, że twoja wiadomość powinna być uprzejma i bezpośrednia. Powinien wyjaśnić powody, dla których oferta została odrzucona, a także powinien przekazać, że przyszłe oferty tej spółki będą chętnie rozpatrywane.
Przygotuj nagłówek listu. Dołącz datę, nazwę firmy, nazwisko osoby kontaktowej i adres firmy, której oferta została odrzucona.
Zaadresuj odpowiednio i z szacunkiem list. List należy zaadresować za pomocą słowa "Szanowni Państwo", a nazwisko kontaktu powinno zostać podane poniżej.
Rozpocznij list, dziękując firmie za ofertę. List odrzucenia oferty powinien być uprzejmy i powinien szczególnie podziękować firmie za złożenie oferty. Może również zawierać datę i zadanie, na które została złożona oferta.Jeśli dotyczy, dołącz zdanie stwierdzające, że byłeś pod wrażeniem niektórych szczegółów oferty i podaj, jakie one są.
Odrzuć ofertę firmy. Grzecznie stwierdź, że oferta złożona przez tę firmę nie została zaakceptowana i że oferta złożona przez inną firmę.
Podaj powody odrzucenia. Po stwierdzeniu, że oferta została odrzucona, należy podać firmie powód lub dwa powody, dla których podjęto decyzję. Może to być spowodowane cenami lub towarami o niższej jakości, lub ponieważ ta konkretna firma nie ma ugruntowanej pozycji. Daje to szansę firmie licytującej na poznanie problemu i ma możliwość poprawienia go w przyszłych decyzjach biznesowych.
Zachęć firmę do ponownego składania ofert w przyszłości. Zamknij list pozostawiając otwarte drzwi na przyszłe okazje. Pozwala to firmie licytującej wiedzieć, że przyszłe oferty są mile widziane i że zawsze istnieje możliwość, że przyszłe oferty zostaną rozpatrzone i ewentualnie zaakceptowane.
Podpisz list. Użyj słowa "Z poważaniem", gdy zamykasz list i podpisujesz swoje imię. Załącz wizytówkę z listem, zachęcając dalej firmę licytującą do dalszego licytowania przyszłych projektów.
