Microsoft opisuje Kalendarz Outlooka jako "komponent kalendarza i harmonogramu, który jest w pełni zintegrowany z pocztą e-mail, kontaktami i innymi funkcjami", umożliwiając użytkownikowi tworzenie spotkań i wydarzeń, organizowanie spotkań, przeglądanie harmonogramów grup i wykonywanie innych zadań. Program Outlook oferuje także funkcje tworzenia notatek, przeglądania czasopism i przeglądarek internetowych oraz umożliwia osobom trzecim zarządzanie firmowymi i indywidualnymi kalendarzami ze zdalnych lokalizacji. Program Outlook można skonfigurować i zsynchronizować z osobistym urządzeniem PDA lub smartfonem, aby uzyskać dostęp do funkcji on-the-go i zarządzania kalendarzem.
Otwórz Outlooka za pomocą komputera osobistego, urządzenia PDA lub smartfona. Program Outlook otwiera się, aby wyświetlić skrzynkę pocztową, aplikację pocztową. Po lewej stronie ekranu znajdź kartę kalendarza, aby uzyskać dostęp do aplikacji kalendarza.
Kliknij kartę kalendarza, aby wyświetlić osobistą aplikację kalendarza. Kalendarz często pokazuje aktualny dzień tygodnia lub podsumowanie tygodnia, wymieniając wszystkie poprzednie wpisy lub spotkania dla pojedynczej osoby lub wielu osób w firmie.
Zlokalizuj przycisk strony głównej u góry ekranu i wybierz nowe pozycje z menu rozwijanego. Zdarzenie niezależnie od typu jest nowym elementem, a każde nowe zdarzenie należy wprowadzić osobno.
Wybierz zakładkę zdarzeń całodniowych, jeśli wydarzenie odbędzie się przez cały dzień. Większość wydarzeń będzie miała czas rozpoczęcia i zakończenia. Zostanie utworzone nowe okno pop-up wydarzenia.
Wprowadź nagłówek tematu zdarzenia w polu tematu. Temat jest wyświetlany w widoku podsumowania kalendarza po utworzeniu wydarzenia. Należy także podać lokalizację wydarzenia.
Kliknij ikonę Opcje, aby wskazać innym użytkownikom kalendarza status wydarzenia. Wskaźniki statusu są oznaczone kolorami i zawierają status "Poza biurem", zajęte, bezpłatne lub status jest tymczasowy.
Wybierz czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia z rozwijanego menu. Jeśli wydarzenie potrwa kilka dni, wskaż je wraz z czasem rozpoczęcia i zakończenia, a wydarzenie wyświetli się w ciągu wielu dni w widoku podsumowania dnia / tygodnia / miesiąca w kalendarzu.
Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać dodane wydarzenie i zamknąć okno przeglądarki. Zdarzenie powinno być wyświetlane w widoku podsumowania dnia / tygodnia / miesiąca w kalendarzu. Jeśli kalendarz znajduje się w folderze publicznym, inni będą mogli zobaczyć wydarzenie zaraz po jego dodaniu.
Powtórz powyższe kroki dla każdego zdarzenia. Niepowiązane wydarzenia muszą być dodawane indywidualnie do kalendarza. Dwukrotne kliknięcie daty z widoku kalendarza Dzień / Tydzień / Miesiąc spowoduje dostęp do skrótu do okna wyskakującego zdarzenia dodatkowego.
