Czasami relacja z klientem po prostu się nie sprawdza. Może klient jest zbyt wymagający, ma nierealistyczne oczekiwania, płaci za późno lub po prostu nie pasuje do twojej firmy. Kiedy staje się jasne, że relacje robocze nie są już zrównoważone, nadszedł czas, aby zerwać więzy w sposób profesjonalny i bezpośredni.
Być profesjonalistą
Twój list powinien pochodzić od Ciebie na papierze firmowym. Czas dostarczania listu, aby dać odbiorcy wystarczająco dużo czasu na znalezienie zastępstwa dla swoich usług. Zwróć się do osoby, z którą współpracujesz, poproś o potwierdzenie związku, a następnie przejdź od razu do sedna sprawy. "Chociaż miałem przyjemność być przedstawicielem public relations przez ostatnie pięć lat, od 1 maja 2015 r. Nie będę mógł już służyć w tym charakterze".
Zaproponuj wyjaśnienie
Wyjaśnienie, dlaczego strzelasz do klienta, może być trudne, szczególnie jeśli związek był zaraźliwy lub jeśli obawiasz się, że klient może źle mówić o Tobie innym. Jedną z opcji jest być szczera i podać konkretny powód. "Niestety, obawiam się, że mamy bardzo różne filozofie dotyczące dotrzymywania terminów i harmonogramów publikacji, i już nie czuję, że mogę być skutecznym adwokatem dla ciebie na tym stanowisku."
Jeśli wolisz mniej konfrontacji, bardziej ogólne wymówki mogą uniknąć ciężkich uczuć. Na przykład: "Obawiam się, że nadmiernie się rozszerzyłem i jestem zmuszony zmniejszyć liczbę klientów, których reprezentuję".
Zaproponuj harmonogram realizacji
Jeśli klient nie zachowywał się w sposób nieprofesjonalny, wymagający natychmiastowego zerwania więzi, ustal harmonogram realizacji wybitnych projektów. "Zgodnie z planem, dostarczę gotowe zestawy prasowe dostarczone do końca miesiąca. Będę również aktualizował archiwa prasowe na twojej stronie internetowej i dostarczał zarówno cyfrowe, jak i twarde kopie różnych wystąpień i prezentacji, które napisałem dla ciebie w ciągu ostatnich kilku lat. Końcowy rachunek jest dołączony dla Twojej wygody."
Zrób polecenie
Jeśli Twój klient nie był dla ciebie odpowiedni, ale może być wartościowym aktywem dla współpracownika, zaproponuj mu skierowanie. "Chciałbym skierować cię do kolegi, Jane Smith z ABC Public Relations. Ma duże doświadczenie w obsłudze klientów w twojej branży i myślę, że twoja osobowość i filozofia biznesu byłyby dobre. Jeśli chcesz, abym umówić się na spotkanie, z chęcią je zorganizuję.
Napisz serdeczne zamknięcie
Przenieś swój list do końca serdecznie i profesjonalnie. Zaoferuj dalsze omówienie sprawy telefonicznie, jeśli klient woli. "Ponownie, dziękuję za możliwość reprezentowania firmy. Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś omówić coś osobiście, proszę skontaktuj się ze mną bezpośrednio. Życzę dalszych sukcesów we wszystkich swoich przedsięwzięciach zawodowych."
Chroń się
Jeśli masz jakiekolwiek obawy dotyczące zwolnienia klienta z prawnego punktu widzenia, poproś adwokata, aby zapoznał się z warunkami umowy przed napisaniem listu. Nie chcesz naruszać pisemnej umowy, nie wypełniasz obowiązków, na które się zgodziłeś lub nie złożysz odpowiedniego wypowiedzenia.
