Specjaliści, tacy jak księgowi i prawnicy, często piszą listy do klientów w ważnych sprawach biznesowych. Firma musi przestrzegać określonych procedur w celu uzyskania jasnych, skutecznych listów klientów. Profesjonaliści piszą listy klientów do wielu celów, w tym do powitania nowego klienta, omówienia sprawy biznesowej lub porady. Napisz profesjonalnie list z klientem i spraw, aby był czytelny, z wyraźnym celem, który czytelnik zrozumie.
Użyj nagłówka. Większość profesjonalnych firm używa papieru firmowego do wszystkich listów, w tym do klientów. Papier firmowy zawiera nazwę firmy, adres i numer telefonu.
Zaadresuj list. Pisząc list do klienta, zapisz go bezpośrednio osobie, podając nazwisko osoby. Można rozpocząć od słowa "Szanuj", po którym następuje nazwisko osoby lub słowo "Do". Dołącz datę u góry litery.
Rozpocznij list krótkim wprowadzeniem. Niech wstęp będzie przyjemny i rozmowny. Dziękujemy klientowi za skorzystanie z Twojej firmy i wskazanie przyczyny wysłania pisma.
Opracuj treść listu. Ta część listu zawiera informacje dotyczące celu listu. Może zawierać porady lub inne informacje istotne dla klienta.
Unikaj używania pojęć, które rozumiałby tylko profesjonalista w danej dziedzinie. Prawnicy i księgowi często używają określeń specyficznych dla ich dziedziny, ale mogą być nieznani klientom. Wybierz słowa, które są jasne dla każdej osoby, niezależnie od ich tła.
Poproś klienta, aby zadzwonił z pytaniami. Zaproszenie do skontaktowania się z firmą w celu uzyskania dodatkowej pomocy i informacji jest standardową częścią wszystkich listów klientów.
Podpisz list. Podaj swój podpis na dole listu i wyślij dokument do swojego klienta.
