Notariusze sprawdzają dokładność podpisów na ważnych dokumentach, takich jak testamenty, trusty i weksle. Notariusz potwierdza, że strony podpisujące dokument udowodniły swoją tożsamość, zrozumiały dokument i nie zostały zmuszone do podpisania. Po spełnieniu tych wymagań notariusz pieczętuje urzędową pieczęć na dokumencie.
Ewidencjonowanie
Notariusz musi prowadzić oficjalny dziennik z zapisami każdego notarialnego podpisu. Każdy rekord musi zawierać nazwiska osób podpisujących notarialnie podpisany dokument oraz datę i godzinę podpisu. Po zakończeniu notowania przez notariusza wszystkie osoby podpisujące dokument muszą również podpisać dziennik. Strony podpisujące dokument muszą przedstawić ważne prawo jazdy lub paszport jako dowód tożsamości przed każdym podpisem.
Kwalifikacja
Przyszły notariusz musi mieć co najmniej 18 lat i zdać egzamin wielokrotnego wyboru z 70 procent lub więcej, aby uzyskać prawo jazdy. Jeżeli po zdaniu egzaminu odczeka dłużej niż dwa lata, aby ubiegać się o licencję notariusza, musi ponownie zdać egzamin. Wnioskodawcy nie mogą mieć żadnych uprzednich wyroków skazujących za przestępstwa lub działań dyscyplinarnych związanych z oszustwami od poprzedniego okresu jako notariusz.
Rozważania
Notariusz nie może notarializować żadnych dokumentów dotyczących jej własnych interesów finansowych lub osobistych. Notariuszom nie wolno udzielać porad prawnych ani sporządzać dokumentów prawnych, chyba że posiadają oni ważne prawo do wykonywania zawodu adwokata z właściwego stowarzyszenia adwokackiego na swoim terenie.
Obligacje gwarancyjne
Każdy notariusz musi mieć gwarancję zabezpieczającą swoich klientów przed szkodami finansowymi spowodowanymi przez niewłaściwie podpisany podpis. Dokładne wymagania mogą się różnić w zależności od stanu, ale 10 000 USD to zazwyczaj minimalna akceptowalna kwota obligacji.
Ramy czasowe
Każde spotkanie notariusza jest ważne przez cztery lata. Po wygaśnięciu terminu notariusz może złożyć wniosek o przedłużenie. Odnowienia są zwykle przyznawane, chyba że notariusz dopuści się zaniedbania lub popełnienia oszustwa podczas wykonywania swoich obowiązków.
Notarialne plomby
Notariusz musi zachować pieczęć w miejscu, do którego tylko on może uzyskać do niego dostęp. Pieczęć nie może być kontrolowana przez pracodawcę lub klienta. W przypadku zgubienia pieczęci notariusz musi powiadomić o tym swój właściwy notarialny stan. Kiedy nowa pieczęć zostanie nabyta w związku z odnowieniem prowizji notarialnej lub zmianą nazwy, stara pieczęć musi zostać zniszczona lub nie nadawana do użytku. Specyfikacje dla notarialnych pieczęci różnią się w zależności od stanu, a większość stanów wymaga podania nazwiska notariusza i prowizji.
