Przed zatrudnieniem pierwszego pracownika firma powinna sformalizować swoje zasady i procedury; Dotyczy to każdej firmy. Zasady i procedury firmy tworzą coś fundamentalnego; im lepsze są zasady i procedury, a im bardziej są one włączone, tym lepiej będzie działał biznes.
Funkcje polityki
Polityka firmy obejmuje nie tylko obligatoryjną politykę państwa i federacji, która jest wymagana przez prawo; polityka firmy obejmuje stanowisko firmy w konkretnych kwestiach, zarówno związanych z wewnętrznym funkcjonowaniem firmy, jak i bardziej zewnętrznymi działaniami. Zasady te będą dotyczyć stanowiska firmy w czasie wolnym od pracy, dni wolnych od pracy i świąt. Będą również wskazywać na opinię firmy na temat tego, jak należy traktować klienta, poprzez politykę obsługi klienta i zasady dotyczące zwrotów, uszkodzonych towarów itp. Zasady firmy będą dyktować sposób, w jaki informacje są chronione, a czynności administracyjne - a nie rzeczywista procedura, ale ogólne działania, które firma podejmuje i dlaczego.
Funkcje procedur
Jako uzupełnienie polityk, które dyktują, dlaczego coś jest zrobione, procedury firmy wyjaśniają, w jaki sposób wykonuje się działanie. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych firm. Standard wydajności i wspólność w sposobie realizacji zadań przyczynia się do rozwoju spójności, która jest zarówno opłacalna, ponieważ zmniejsza krzywą uczenia się i usprawnia zadania, jak i przyczynia się do zadowolenia pracowników, ponieważ standardy wydajności są jasno określone i zadania procedury są spójne.
Korzyści
Podstawową korzyścią z posiadania ustalonych zasad i procedur jest większa spójność. Ten rodzaj spójności, eksponowany wewnętrznie i zewnętrznie, pomaga firmie działać z większą wydajnością i spójnością. Spójność dodatkowo przyczynia się do postrzegania przez klienta jakości i integralności firmy. Ten typ spójności jest tak ważny, że istnieją mandaty prawne dla większych firm, takich jak Sarbanes-Oxley, w celu zagwarantowania spójności dla zainteresowanych stron. Mniejsze firmy korzystają również ze spójności polityk i procedur. Na przykład posiadanie spójnych książek jest czymś, czego poszukuje potencjalny inwestor. W rzeczywistości nierzadko zdarza się, aby potencjalny inwestor lub urzędnik ds. Pożyczek zażądał kopii zasad i procedur firmy, zwanych także podręcznikiem firmy lub podręcznikiem dla pracowników, właśnie z tego powodu.
Podręcznik
Podręcznik firmy / podręcznik pracownika jest formalnym zbiorem zasad i procedur firmy. Oprócz faktu, że podręcznik jest w wielu przypadkach pierwszą formalną korespondencją, jaką firma będzie miała z pracownikiem, i może być wymagana przez inwestorów, podręcznik formalizuje również działalność firmy, podając odniesienie do nowego pracownika. można przejść do niej, gdy nie ma pewności co do polityki lub procedury, a także zapewnić podstawę prawną dla działań dyscyplinarnych pracowników. Wiele spraw sądowych zostało udaremnionych, ponieważ firma miała podręcznik pracownika, który jasno określał zasady i procedury firmy.
Błędne przekonania
Powiedział, że podręcznik pracownika (a więc sformalizowane zasady i procedury) nie jest czymś, co powinno być postrzegane jako narzędzie karne lub prawne zobowiązanie. Podczas gdy podręcznik służy tym celom, firmy posiadające najlepsze (czytaj: najbardziej przydatne) podręczniki dla pracowników wykorzystują podręcznik jako okazję do zbudowania fundamentu, który pomaga zapewnić, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie, czy to w rzeczywistych procedurach, czy też dlaczego te procedury są wykonywane w ten sposób.
