Ręczny system płac jest wykonywany wyłącznie ręcznie, a skomputeryzowany system płacowy pozwala firmie na przetwarzanie listy płac za pomocą dedykowanego oprogramowania płacowego. System ręczny może powodować błędy w płacach i jest zwykle powolnym, pracochłonnym procesem. Skomputeryzowane systemy oferują szereg korzyści, w tym większą dokładność i szybkość.
Import czasu
Wielu pracodawców używa systemu pomiaru czasu, takiego jak zegar czasu, do śledzenia godzin pracy pracowników. System ręczny wymaga ręcznego śledzenia czasu pracownika, ale skomputeryzowany system płacowy ma możliwość automatycznego przesyłania wpisów pracowniczych z systemu pomiaru czasu do systemu płac.Taki system może oddzielać regularne godziny od przepracowanych godzin nadliczbowych, chociaż pracownicy mogą czasami wymagać korekty.
Automatyczne obliczenia
Skomputeryzowane systemy płacowe mogą skracać godziny pracy pracowników do kwartalnych odcinków i dokładnie obliczać całkowitą liczbę godzin przepracowanych i do zapłacenia, oszczędzając czas poświęcony na ręczne obliczenia. Te systemy obliczają wszystkie częstotliwości opłat, takie jak cotygodniowe, dwutygodniowe, półroczne i miesięczne, w oparciu o otrzymane dane wejściowe.
Skomputeryzowany system płac automatycznie oblicza ustawowe odliczenia pracowników, takie jak podatki i dodatki do wynagrodzenia oraz dobrowolne potrącenia, takie jak opłaty parkingowe, składki 401 (k) i świadczenia medyczne. Osoba płacąca po prostu wprowadza dane, na których oparte są odliczenia, takie jak informacje o formularzu W-4 dotyczące federalnego potrącenia podatku dochodowego.
Kontrola wypłaty
Ręczny system płacowy wymaga drukowania wypłat na maszynie do pisania lub ręcznie. Skomputeryzowany system płac ma możliwość bezpośredniego wpłaty, co oszczędza pieniądze wydawane na kontrole na żywo i rozliczenia. Dodatkowo, skomputeryzowany wydruk wypłat i odcinków wypłat następuje szybko, niezależnie od wielkości.
Generowanie raportów
Skomputeryzowany system płac generuje raporty płac, które pozwalają na sprawdzenie listy płac przed wydrukowaniem wypłaty lub wypłat. Departament Pracy Stanów Zjednoczonych wymaga, aby pracodawcy zachowywali rekordy płac przez co najmniej trzy lata. Skomputeryzowany system umożliwia drukowanie na papierze zapasowym rejestrów płacowych w każdym okresie rozliczeniowym, a także zapisuje informacje w systemie w nieskończoność.
Skomputeryzowane systemy pomagają zapewnić zgodność podatku od wynagrodzeń poprzez generowanie raportów podatkowych, w tym kwartalnych i rocznych zestawień płac i formularzy W-2 pracownika. Systemy te dostarczają księgowym firmy danych niezbędnych do obsługi firmy w zakresie podatków od wynagrodzeń i rozliczeń oraz drukowania niezbędnych raportów. Ponadto systemy te śledzą dni świadczeń, takie jak urlop i czas osobisty, które są pobierane i opłacane.
