Aby opłacić swoich pracowników za świadczone usługi, pracodawcy muszą opracować system płac. Za pośrednictwem tego systemu pracodawca przeprowadza przetwarzanie listy płac, które musi być wykonane w sposób terminowy i dokładny, aby zapewnić, że pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie. Rodzaj systemu płac jest całkowicie zależny od pracodawcy.
Manualna lista płac
Ręczny system płacowy jest wykonywany ręcznie. Oznacza to, że wszystkie obliczenia wynagrodzeń są wykonywane na papierze; obejmuje to obliczanie godzin, ustawowe odliczenia (podatki) i mimowolne odliczenia (świadczenia zdrowotne i emerytalne). Zaletą korzystania z ręcznego systemu płac jest to, że kosztuje bardzo niewiele. Jednak ręczne przetwarzanie listy płac zajmuje dużo czasu i energii. Dodatkowo jest więcej miejsca na błędy przy użyciu tej metody. Zwroty pracowników i zgłoszenia podatkowe są w rezultacie podatne na niedokładności. W szczególności błędy w składaniu zeznań podatkowych mogą być kosztowne ze względu na kary nałożone przez rząd.
Skomputeryzowane listy płac
Skomputeryzowany system płac to taki, w którym pracodawca nabywa oprogramowanie płacowe i używa go jako środka do przetwarzania listy płac. Ta metoda jest znacznie szybsza niż ręczny system płac. Niektóre firmy zatrudniają własny personel płacowy do przetwarzania swoich wynagrodzeń za pomocą skomputeryzowanego systemu płac. Personel płacowy jest odpowiedzialny za wprowadzenie wszystkich wynagrodzeń do systemu. System oblicza płace, przechowuje informacje o płacach i sprawdza wydruki. Specjalista ds. Płac może również uzyskać dostęp do raportów płacowych, co pozwala mu sprawdzić błędy i poprawić je, zanim pracownik otrzyma wypłatę. Skomputeryzowana lista płac zmniejsza także ilość dokumentów, które należy złożyć, ponieważ większość informacji o płacach może być przechowywana w systemie.
Zewnętrzna lista płac
Kilku pracodawców preferuje zlecanie swoich wynagrodzeń firmom takim jak Paychex i ADP. Ta zewnętrzna usługa pozwala pracodawcy więcej czasu na skoncentrowanie się na kwestiach związanych z płacami. Zewnętrzna usługa płac jest zazwyczaj odpowiedzialna za cały proces obsługi płac swoich klientów, w tym za zmiany płac, zgłoszenia podatkowe i wydawanie W2. Wszystko, co pracodawca musi zrobić, to przekazać dane, które mają zostać zapłacone za każdą datę wypłaty, firmie płacącej; za wynagrodzeniem firma przejmująca ponosi odpowiedzialność za płace.
Wybór systemu
Bardzo małe firmy (mniej niż 10 pracowników) mogą korzystać z ręcznego systemu płac, jeśli godziny pozostają takie same w każdym okresie rozliczeniowym. Jednak ten system staje się tak przestarzały, wiele firm tej wielkości decyduje się na skomputeryzowany system lub zewnętrzną usługę płac. Większe firmy zazwyczaj zatrudniają pracowników płacowych i używają własnego skomputeryzowanego systemu płac lub korzystają z zewnętrznej listy płac.
Złożoność płac
Złożoność listy płac często decyduje o tym, jakiego rodzaju systemu płac pracodawca potrzebuje. Na przykład, jeśli istnieje przetwarzanie wielostanowe, kilka dodatków i dziecko obsługuje zamówienia oraz różne stawki płac i cykle płacowe, pracodawca lepiej korzysta z skomputeryzowanego systemu płac z własnym personelem płacowym lub powierza mu swoją listę płac. zewnętrzna usługa płac.
