Właściciele firm muszą być skrupulatni w każdym aspekcie swoich działań. Niechlujni lub leniwi przedsiębiorcy tracą czas i pieniądze, rozwiązując luźne cele; ponadto, jeśli rejestry biznesowe i systemy księgowe nie są dokładne, właściciel może zostać oskarżony o pogwałcenie państwowych i federalnych przepisów prawa pracy. Jednym z takich systemów, który musi być dokładny, jest system płac.
Generuj dokładne raporty z roku na rok dla dochodów pracowników
System płac musi być w stanie utrzymywać i generować dokładne raporty na temat dochodów pracowników. Z punktu widzenia właściciela firmy, możliwość generowania bieżących raportów o przychodach sprawia, że podatki od działalności gospodarczej są nieco łatwiejsze: kwota używana do obliczania ulg podatkowych na wydatki służbowe dotyczące pracowników (w szczególności dochodu pracownika) może być łatwo dostępna. Z punktu widzenia pracownika, możliwość zwrócenia się do pracodawcy o rejestrację jego dochodów może mieć kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia pożyczek lub pomocy państwa (takich jak renta inwalidzka lub zasiłki dla bezrobotnych).
Wygeneruj wypłaty i wypłaty
Równie ważnym celem każdego systemu płacowego jest generowanie wypłat i wypłat. Informatyzacja tego zadania oszczędza czas i pieniądze menedżerom i właścicielom firm; zamiast ręcznie sprawdzać karty czasu i obliczać kwotę czeku na podstawie przepracowanych godzin, system płac powinien być zaprojektowany tak, aby automatycznie obliczyć te liczby. Pracownicy doceniają również terminowy system płac: redukuje on niepokój związany z otrzymywaniem czeków na czas i obawą przed otrzymaniem czeku na niewłaściwą kwotę.
Pomoc dla właścicieli Należy przestrzegać przepisów prawa pracy
System płac musi ułatwiać przestrzeganie państwowych i federalnych przepisów prawa pracy, a jednocześnie pomagać właścicielowi w zmniejszeniu kosztów ogólnych. Na przykład prawo federalne upoważnia pracowników do płacenia za nadgodziny, jeśli pracują przez 40 godzin w jednym tygodniu pracy.
System płac musi automatycznie uwzględniać wynagrodzenie za nadgodziny. Pomaga to pracodawcom pozostać w zgodzie z prawem, gdy przychodzi czas na nadgodziny. Dodatkowo, ponieważ pracodawca może korzystać z systemu, aby sprawdzić liczbę godzin pracy pracownika, pracodawca może przesunąć harmonogramy, aby uniknąć płacenia dodatkowych nadgodzin (pomagając w ten sposób pracodawcy obniżyć koszty).
Ponadto, system płac powinien być w stanie drukować formularze podatkowe i inne wymagane przez państwo dane (takie jak kwoty FICA), aby ułatwić przestrzeganie prawa pracy.
