Opracowanie procedur biurowych będzie korzystne dla Twojego biura lub firmy, pomagając Tobie i zespołowi zarządzającemu w standaryzacji określonych operacji. Procedury biurowe pomagają w utrzymaniu doskonałości usług i służą jako przewodnik, który dostarcza informacji niezbędnych do zapewnienia jakości usług. Tworzenie przejrzystych i dokładnych procedur jest możliwe dzięki prostemu układowi planowania treści, pisaniu procedur, tworzeniu podręcznika lub instrukcji oraz śledzeniu wszystkich poprawek wprowadzonych do procedur. Procedury biurowe można zapisać dla określonej funkcji biurowej lub dla zarządzania całym biurem.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Magnetofon (opcjonalnie)
-
Notatnik i procesor tekstu
-
Kalendarz lub harmonogram
Napisz, dlaczego piszesz procedury i kto będzie korzystał z procedur. Określ, jak często będą stosowane procedury lub sekcje procedur. Bycie specyficznym pomaga skoncentrować i uporządkować wysiłek związany z dokumentacją.
Utwórz harmonogram gromadzenia informacji o tym, jakie zadania są wykonywane i jak często zadania są wykonywane. Wywiaduj ekspertów wykonujących zadania i rejestruj kroki, które należy wykonać, aby ukończyć każde działanie w ramach zadania. Tworząc kroki od zera, narysuj prosty schemat czynności personelu od początku do końca, aby ukończyć zadanie.
Określić, kiedy dokument zostanie dostarczony i czy będzie on w formie papierowej lub online. Ze względów praktycznych procedury na papierze są idealne, ponieważ służą jako łatwy przewodnik referencyjny i są przydatne podczas treningu zabiegowego. Posiadanie struktury plików i prostej konwencji nazywania plików jest przydatne podczas tworzenia procedur.
Podziel procedury na sekcje według funkcji. Tworzenie zadań specyficznych dla funkcji przypisuje rolę i odpowiedzialność do osoby lub działu, który musi wykonać zadanie.
Napisz kroki proceduralne wymagane do wykonania każdego zadania. Korzystając z notatek z wywiadu zapisanych lub zapisanych w Kroku 2, napisz je po kolei, aby każdy mógł ukończyć działanie i wykonać zadanie. Po kompletnym udokumentowaniu zadań, przeprowadź sprawdzanie pisowni i przejrzyj całą zawartość. Idealnie jest, gdy jeden lub dwóch ekspertów sprawdza dokładność dokumentu.
Wprowadź niezbędne poprawki i wygeneruj drugi lub końcowy szkic. Mając na uwadze datę dostarczenia dokumentu, wykonaj ostateczną kontrolę dokumentu, a następnie wydrukuj ostateczny dokument do druku lub referencji online. Umieść kopię w segregatorze z trzema pierścieniami, aby ułatwić wymianę strony podczas aktualizacji.
Wskazówki
-
Korzystanie z istniejących informacji lub schematów zadań skróci czas wymagany do ukończenia opracowywania procedur i pomoże zminimalizować błędy operacyjne.
Średnio ukończenie procesu dokumentacji i przeglądu zajmuje średnio około sześciu tygodni.
