Systemy i procedury są niezbędne do skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Według Michaela Gerbera, konsultanta biznesowego i autora bestsellerowego przewodnika po biznesie "E-Mit" firmy działające w oparciu o systemy oszczędzają czas, powodują mniejszy stres i zarabiają więcej niż firmy prowadzone przez słowo i instrukcje właściciela. Tworzenie procedur biurowych jest ćwiczeniem logicznym i organizacyjnym, najlepiej przeprowadzanym krok po kroku.
Określ zakres procedury, dokładnie to, co procedura ma osiągnąć. Być rozsądnie szczegółowym, ale nie obciążającym tak. Na przykład wymagana jest procedura obsługi poczty przychodzącej, która różni się od procedury obsługi poczty wychodzącej. Nie potrzebujesz innej procedury dla wiadomości-śmieci, rachunków, czasopism i osobistej poczty. Te podkategorie można włączyć do tej samej ogólnej pozycji.
Określ, kto jest odpowiedzialny za upewnienie się, że procedura została wykonana, w tym terminy i linie czasowe związane z procesem. Osoba odpowiedzialna nie musi tego robić osobiście, ale musi sprawdzić u przydzielonego delegata, aby zapewnić ukończenie i sprawdzić jakość. Ta definicja jest najlepiej przypisana do tytułu, a nie do osoby, nawet jeśli wiesz, kto będzie teraz wykonywać tę pracę.
Wymień poszczególne zadania związane z tym procesem. Umieść je w porządku chronologicznym.
Napisz opis każdego zadania, w tym rozsądne limity czasowe, wymagane narzędzia i podstawowe wymagane działania. Dołącz "stan ukończenia" - jak wygląda zadanie po jego zakończeniu. Stan realizacji ma zasadnicze znaczenie dla kontroli pracy i oceny wydajności pracownika.
Zapisz konsekwencje niepowodzenia zadania w określonym przedziale czasowym. Obejmuje to działania dyscyplinarne dla pracownika i plan awaryjny dla problemów wynikających z awarii.
