Pisanie listu do dygnitarza może być bardzo skomplikowaną kwestią. Musisz uderzać w odpowiedni ton szacunku bez łaski. Ponadto musisz znać odpowiedni zwrot grzecznościowy i sprawdzić, czy tytuł danej osoby jest poprawny w liście i na kopercie. Nie wszyscy dostojnicy tej samej rangi są traktowani tak samo. Na przykład prezydent republiki jest nazywany "ekscelencją" w pozdrowieniu, podczas gdy prezydent Stanów Zjednoczonych jest adresowany jako "Pan Prezydent".
Zbadaj tytuł odbiorcy. Czy jest senatorem stanu, przedstawicielem czy kimś innym? Nie chcesz być niepoprawny, bo to sprawi, że będziesz wyglądał na niedoinformowanego i zmniejszysz swoją wiarygodność.
Rozpocznij literę, wpisując adres, ale nie swoje imię. Pomiń linię i wpisz pełną datę. Pomiń dodatkową linię i wpisz oficjalny adres dygnitarza i jego adres fizyczny. Na przykład, jeśli piszesz do królowej Anglii, napiszesz: "Jej Królewska Mość Królowa", po której następuje adres jej domu. Od 2011 roku monarchą konstytucyjnym jest królowa Elżbieta II. Nazywa się Elizabeth Alexandra Mary, ale nigdy nie jest tak do niej adresowana.
Zacznij zwrot grzecznościowy. Często różni się od adresu. Na przykład, jeśli piszesz do królowej Anglii, używałbyś albo "Madam", albo "Niech to się podoba Wasza Wysokość". Śledź oba za pomocą dwukropka.
Wpisz treść listu. Zachowaj ostrożność, zachowując pełen szacunku ton. Niezależnie od tego, czy jesteś poddanym, czy obywatelem w okresie panowania lub okresu dygnitarza, traktuj go z szacunkiem odpowiednim do stanowiska.
Zakończ list oświadczeniem końcowym, które odpowiada tytułem dostojnika. Dla królowej podmiot powinien podpisać się pod hasłem "Mam zaszczyt pozostać, pani, najbardziej skromny i posłuszny temat waszej królewskiej mości", po którym następuje pełne imię i podpis podmiotu. Jednak dla prezydenta Stanów Zjednoczonych wystarczy napisać "z szacunkiem", a następnie wpisać nazwę i podpis. Pisząc do byłego prezydenta, "Szczere" wystarcza.
Zaadresuj kopertę, używając tego samego formalnego adresu, który widnieje w liście. Na przykład dla byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych napiszesz "Szanowny (imię)", a następnie adres fizyczny. Dla królowej Anglii wpisujesz "Her Majesty Queen", a następnie adres fizyczny.
