Nawet w jednoosobowym biurze organizowanie procedur biurowych jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania firmy. Stworzenie zestawu uporządkowanych procedur ułatwia prowadzenie działalności i skraca czas potrzebny na wykonywanie zadań narzutowych, takich jak składanie, zakup i wykonywanie podstawowych zadań papierkowych.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
-
Drukarka
-
Trój-ringowy segregator
Utwórz listę procedur, które należy uporządkować. Upewnij się, że lista wszystkich procedur biurowych, które przewiduje się w przyszłości, nawet jeśli są wykonywane nieczęsto.
Określ osobę, która jest obecnie odpowiedzialna za każdą procedurę w biurze. Jeśli odpowiedzialna jest więcej niż jedna osoba, najlepiej określ osobę, która wykonuje procedurę, lub kto jest najbardziej wyartykułowany na temat opisywania procedury.
Poproś każdą osobę o napisanie szczegółowego opisu sposobu wykonywania każdej procedury w biurze. Upewnij się, że każda osoba podąża krok po kroku, jasny format, dostarczając szablon lub próbkę tego, jak należy opisać każdy opis procedury biurowej. Poproś, aby każda osoba dostarczyła kopię ich opisu w zwykłym formacie dokumentu edytorskiego.
Połącz wszystkie opisy procedur biurowych w jednym dokumencie głównym, uporządkowanym w rozdziały według funkcji. Na przykład zgrupuj wszystkie procedury księgowe w jednym rozdziale, wszystkie procedury wysyłki do innego rozdziału.
Wydrukuj kompletny dokument i załóż co najmniej jeden segregator z trzema pierścieniami wraz ze wszystkimi procedurami biurowymi dla swoich pracowników. Zapewnić każdemu pracownikowi oddzielny dokument, obejmujący wszystkie procedury biurowe, za które są odpowiedzialni, i zapewnić, aby wszyscy pracownicy przeczytali dokumenty odnoszące się do tych procedur biurowych, które regularnie wykonują.
