Zmiany organizacyjne są trudne, ale tym, co może być jeszcze trudniejsze, jest przekazywanie tych zmian pracownikom. Wielu menedżerów zastanawia się nad właściwym tonem przy wydawaniu pierwszego komunikatu, ale należy również wziąć pod uwagę wiele innych kwestii. Odpowiadanie na pytania pracowników, reagowanie na ich obawy i utrzymywanie komunikacji w niepewnych czasach są kluczowymi elementami ogłaszania i wprowadzania zmian.
Przygotuj przejrzysty plan komunikacji. Zrób listę wszystkiego, co musi być przekazane pracownikom na temat zmiany organizacyjnej. Przewiduj pytania, jakie pracownicy mogą mieć na temat zmian i bądź gotów na nie odpowiedzieć. Uwzględnij punkty, które zostaną uwzględnione w pierwszym ogłoszeniu, a także sposób, w jaki będziesz komunikować się z pracownikami o zmianach w momencie ich rozpoczęcia. Udostępnij lub utwórz ten plan razem z innymi osobami na stanowiskach kierowniczych, aby zapewnić pracownikom spójne komunikaty podczas całej zmiany.
Wyjaśnij pracownikom, co spowodowało zmianę organizacyjną. Wyjaśnij konkretne problemy, które napotyka firma, w tym jak i dlaczego należy się nimi zająć. Jeśli firma cierpi z powodu niskich zysków, wzrostu kosztów lub złego morale pracowników, wyjaśnij to pracownikom.
Określ pracownikom, w jaki sposób zmiana organizacyjna poprawi firmę. Zaznacz, w jaki sposób wpłynie to pozytywnie na firmę jako całość (na przykład poprzez zwiększenie zysków lub poprawę reputacji firmy). Podkreśl, jak te zmiany przyniosą korzyści poszczególnym pracownikom. Nadal podkreślaj zalety planu nawet po ogłoszeniu.
Daj pracownikom ramy czasowe na zmianę. Powiedz im, kiedy zaczną się zmiany i jak długo będą trwały. Jeśli nie masz pewności co do dokładnych ram czasowych, bądź uczciwy i daj pracownikom znać, kiedy mogą oczekiwać odpowiedzi.
Podziel się swoimi wątpliwościami i pytaniami. Jeśli istnieją informacje o zmianie, która jest poufna lub nie została jeszcze rozwiązana, powiedz pracownikom, że dasz im więcej informacji, gdy będziesz mógł, i spróbuj dać im czas, kiedy mogą oczekiwać odpowiedzi w celu zmniejszenia spekulacji.
Zapewnienie pracownikom możliwości zadawania pytań lub wyrażania wątpliwości lub trudności związanych ze zmianami. Poproś pracowników, aby regularnie rozmawiali z Tobą lub innym kierownictwem o wszelkich wątpliwościach, które mają w trakcie całego procesu. Odpowiedz na najtrudniejsze pytania tak szczerze, jak tylko możesz.
Komunikuj się z menedżerami i pracownikami często, gdy zachodzą zmiany. Podaj wszelkie nowe informacje, które pojawiają się niezwłocznie. Powiadom pracowników, jeśli plan się zmieni i wyjaśnią, dlaczego się zmienił. Bądź tak otwarty, jak to możliwe przez cały proces, aby pracownicy nie czuli, że są trzymani w ciemności.
