Pracownicy, którzy płacą za zatwierdzone wydatki biznesowe z własnych środków, mogą zasadniczo oczekiwać zwrotu kosztów od swoich pracodawców. Aby ułatwić taki zwrot i zagwarantować, że koszty są dokładnie zaksięgowane w księdze firmy, pracownicy muszą złożyć szczegółowy raport dotyczący wszystkich takich wydatków z własnej kieszeni.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Drukarka
-
(opcjonalnie) Szablon raportu wydatków firmy
Jeśli Twoja firma dostarcza szablon raportu wydatków, uzyskaj dostęp do niego i postępuj zgodnie ze wskazówkami.
Jeśli nie, zbierz swoje rachunki i umieść je w porządku chronologicznym. Wymień także wszystkie wydatki, na które nie masz pokwitowań, takich jak przebieg pojazdu i ewentualne koszty dodatkowe, takie jak gazety i napoje zakupione w automatach hotelowych.
Jeśli tworzysz własny raport bez szablonu dostarczonego przez firmę, użyj arkusza kalkulacyjnego komputera. Utwórz szablon i skopiuj go do nowego arkusza roboczego dla każdego nowego raportu, który przygotujesz. Każdy nagłówek powinien zanotować twoje imię i nazwisko, nazwę i kod departamentu oraz okres objęty raportem. Poniżej tej informacji Twój szablon powinien zawierać co najmniej pięć kolumn, nagłówek Data, odbiorca, cel lub opis oraz kwota. W zależności od zasad firmy może być konieczne dodanie dodatkowych kolumn dla takich informacji, jak kody kont, uczestnicy spotkania itd.
Wymień swoje wydatki na arkuszu w porządku daty, używając swoich rachunków i listy jako źródła. Przygotuj jeden raport na okres - tygodniowy, dwumiesięczny, miesięczny lub inny, zwykle określony w polityce firmy. Jeśli masz kilka paragonów na jeden dzień, możesz pogrupować je według rodzaju wydatków, takich jak wydatki na posiłki i parking.
Jeśli otrzymujesz zryczałtowany zasiłek na dowolny cel, wpisz go w osobnym wierszu u dołu raportu, po pokwitowaniu wydatków.
Jeśli otrzymasz zwrot za przejechany dystans, powinieneś prowadzić dziennik samochodów i przekazywać przebieg do swojego raportu wydatków codziennie lub co tydzień, zgodnie z polityką firmy. Wprowadź przebieg w osobnym wierszu jako oddzielny wydatek. Wprowadź słowa "Osobisty przebieg automatyczny" w kolumnie odbiorcy, liczbę mil i milę za kilometr w kolumnie Opis (tj. "275 mil @ 58 centów / mile"), a kwota do zwrotu w kolumnie Kwota. Należy pamiętać, że każdy pracodawca ma własny koszt zwrotu kosztów.
Po wprowadzeniu wszystkich wydatków, zsumuj je jako ostatni element w kolumnie kwoty. Jeśli otrzymałeś zaliczkę gotówkową na pokrycie wydatków, odejmij tę kwotę od całkowitych wydatków. Jest to kwota do zwrotu.
Różni pracodawcy mają różne zasady dotyczące składania pokwitowań. Twoje może wymagać przesłania oryginalnych paragonów lub przesłania skanu lub kserokopii. Może być konieczne ich porównanie, aby ułatwić osobie obsługującej zwrot kosztów powiązanie wydatków z paragonem. Jeśli zgłaszasz roszczenie o zwrot kosztów, powinieneś również przesłać kopię swojego automatycznego dziennika dla danego okresu.
Prześlij raport z wydatków w formularzu wraz z pokwitowaniem, zgodnie z polityką Twojego pracodawcy. Prześlij tylko arkusz roboczy zawierający bieżące wydatki tygodnia, a nie cały plik arkusza kalkulacyjnego z pustym szablonem i wieloma tygodniami wydatków.
Wskazówki
-
O ile to możliwe, opłacaj wydatki podlegające zwrotowi za pomocą karty kredytowej, której używasz wyłącznie na takie wydatki. Powinno to pomóc w śledzeniu zwrotnych wydatków biznesowych i pogodzić ich płatności.
Unikaj mieszania wydatków służbowych i osobistych z tym samym paragonem.
Sprawdź wszystkie raporty i dopasuj pokwitowania wydatków do kwot zgłoszonych w raporcie. Wiele błędów występuje, gdy ludzie, którzy rzucają się przez to zadanie, przekazują błędną kwotę z paragonu do raportu z wydatków.
Zawsze sprawdzaj w dziale kadrowym, płacowym lub księgowym pracodawcy, czy wskazówki dotyczące zwrotu kosztów są dokładne i na czas.
Ostrzeżenie
Nigdy nie kłam o kosztach. Kradnie to od firmy i może skutkować negatywnymi konsekwencjami, takimi jak wypowiedzenie lub postępowanie karne.
Sprawdź u swojego pracodawcy wszelkie ograniczenia, za które możesz otrzymać zwrot. Nie każdy posiłek może być obciążony kosztami, a Ty możesz nie być w stanie wydatkować takich rzeczy jak alkohol, pranie chemiczne czy parkowanie samochodu. Twój pracodawca powinien mieć wytyczne dotyczące tego, co jest i nie podlega zwrotowi.
Płać tylko za własne zatwierdzone wydatki biznesowe - nie ponoszenia kosztów innych osób, chyba że masz do tego prawo. Należy również unikać płacenia kosztów ponoszonych przez innego pracownika, któremu zwrócono koszty.
