Jeśli masz wątpliwości dotyczące swojej pracy, być może będziesz musiał zgłosić te problemy swojemu szefowi w pewnym momencie. Stwierdzenie swoich wątpliwości za pomocą listu pozwala twojemu szefowi dokładnie zrozumieć, co cię dotyczy, nie pozostawiając miejsca na błędną interpretację, ponieważ wszystkie twoje myśli i idee są jasno wyrażone. Aby napisać list z troską do swojego szefa, postępuj zgodnie z określonymi wskazówkami, aby upewnić się, że twoje obawy zostały sformułowane w profesjonalny sposób.
Zarys głównych problemów
W pierwszym akapicie tego listu wyjaśnij dokładnie, dlaczego kontaktujesz się ze swoim szefem. Skorzystaj z pierwszych dwóch zdań, aby poinformować czytelnika, że masz obawy co do pracy i wykonaj proste wyjaśnienie, co Cię trapi. W tej sekcji omów główne lub niepokojące tematy.
Przykłady dotyczące niepokoju:
"Cześć, panie Smith. Piszę do ciebie, ponieważ mam kilka przygnębiających obaw dotyczących pracy w ogrodach przypisanych do mojego oddziału. Podczas całej mojej obserwacji zauważyłem, że pracownicy okazują późno, nazbyt zmęczeni i pracujący sprzęt w nieprofesjonalny sposób. "
Podaj konkretne przykłady
Gdy ogólny cel listu zostanie wyjaśniony, zapoznaj się z sytuacją, podając czytelnikowi konkretne przykłady. To daje mu jasne zrozumienie sytuacji i zmniejsza prawdopodobieństwo niezauważenia twojego listu.
Przykład niepokoju:
"Jason S. Masters przybył do pracy o godzinie 10:45, czyli 1,5 godziny po planowym czasie przybycia. Po przybyciu okazało się, że jest zbyt zmęczony i zaczął obsługiwać maszyny bez przeprowadzania standardowej kontroli bezpieczeństwa. Później po południu zauważyłem kilku pracowników pracujących przy ciężkich maszynach bez kasków i bez ostrożności. "
Unikaj stwierdzeń emocjonalnych
Przez cały proces pisania listów nie stań się nadmiernie emocjonalny, ponieważ zmniejsza to profesjonalizm i legitymizację listu. Upewnij się, że wszystkie stwierdzenia są oparte na faktach i wolne od emocji. Celem tego listu jest dostarczenie swojemu szefowi niezbędnych informacji, aby przedstawić dokładne przyczyny obaw, aby mógł podjąć działania, jeśli uzna to za konieczne.
Zaproponuj ulepszenia
Na końcu listu zasugeruj swoje obawy. Upewnij się, że sugestie pozostają takie, a nie żądania. Poprzedzając sugestię, używaj stwierdzeń takich jak: "Czy uważasz, że byłoby najlepiej …" lub "Być może będzie to przydatne …" Użyj tej części listu, aby przedstawić swoje pomysły, ale kontynuuj tę sekcję z prośbą o spotkanie, aby dalej omawiać swoje obawy i wymieniać się pomysłami, aby poprawić wszelkie problemy.
