Nowi pracownicy przybywający do pracy są często witani stosami dokumentów, które należy wypełnić, w tym dokumentami ubezpieczeniowymi, formularzami świadczeń i dokumentacją podatkową. Jednym z najważniejszych dokumentów, jakie otrzymują nowi pracownicy, jest podręcznik dla pracowników, często poprzedzony listem od szefa. Podręcznik nie powinien być traktowany lekko, dlatego dołączenie listu prezesa firmy, dyrektora generalnego lub właściciela potwierdza legalność.
Podręcznik Cel
Rozprowadzanie podręczników pracowników do nowych pracowników odgrywa kluczową rolę w ustanawianiu prawnych podstaw do żądania lub zabronienia pewnych zachowań w miejscu pracy. Formalizowanie oczekiwań, opisów stanowisk pracy, procesów, procedur dyscyplinarnych i innych informacji organizacyjnych zapewnia, że pracownicy nie mogą później domagać się nieznajomości polis w przypadku zakwestionowania przerwania lub obniżenia. Dodatkowo, opisywanie zasad firmy w podręczniku zapewnia jednolitość wśród pracowników. Gdy pracownicy są szkoleni przez różnych menedżerów, ale nie otrzymują podręcznika, możliwe, że zostaną nauczeni niewielkich zmian zasad w zależności od perspektywy menedżera lub preferencji zawodowych.
Treść listu
Umieszczenie pisma od szefa w podręczniku dla pracowników nie jest nowym pomysłem. W rzeczywistości większość listów opiera się na dość standardowym formacie obejmującym podstawy, w tym powitanie powitalne, zarys założenia firmy i jej rozwój oraz deklarację celów firmy. Listy przedmowy pracowniczego podręcznika mogą również zawierać informacje o filozofii relacji szefa personelu, wizji i misji. Niektóre listy bezpośrednio odnoszą się do kwestii prawnych, w tym do oświadczenia o zatrudnieniu, oświadczenia przeciwko nękaniu i oświadczeniu pracodawcy o równych szansach.
Witamy
Jednym z powodów, dla których ważne jest zamieszczenie pisma od szefa w podręczniku dla pracowników, to oficjalne powitanie firmy. W bardzo dużych firmach możliwe jest, że nowi pracownicy zostali sprawdzeni, przesłuchani i przetworzeni przez dziesiątki pracowników niższego szczebla bez potwierdzenia ze strony dyrektora generalnego. List powitalny formalnie potwierdza fakt zatrudnienia pracownika, który wita go w zespole. To zwiększa autorytet szefa, aby nowi pracownicy nie odnosili wrażenia, że firma jest zarządzana przez menedżerów niższego szczebla.
Powaga
Kolejnym powodem, dla którego podręczniki dla pracowników powinny zawierać list od szefa, jest ustalenie wagi dokumentu. Podręczniki poprzedzone listem od prezesa firmy świadczą o wysokim poziomie uwagi i standardach związanych z polityką firmy. Pracownicy są bardziej skłonni poważnie traktować podręczniki (i je czytać), wiedząc, że główny decydent firmy napisał pierwszy list.
Kultura firmy
Szef może również nadać ton kulturze firmy w liście podręcznika pracownika. Przedsiębiorstwa, które wysoko cenią formalność, ustanawiają i utrwalają ten ton konserwatywnie sformułowanym listem, podkreślającym autorytet szefa. Firmy, które cenią przyjazne, zorientowane na zespół środowisko, czerpią korzyści z listu podręcznika, w którym używa się mniej sformalizowanego języka, tworząc bardziej swobodną kulturę pracy.
