Wykonywanie dokładnych notatek podczas połączenia konferencyjnego może zapewnić, że masz jasny zapis tego, co zostało omówione. Lepiej robić notatki w miarę możliwości podczas słuchania, niż próbować decydować o tym, co jest ważne podczas słuchania. Zawsze możesz wrócić i wyciągnąć ważne wydarzenia później, ale pozornie nieistotny szczegół przedstawiony wcześniej może mieć większe znaczenie w dalszej części rozmowy.
Nagraj połączenie
Wiele usług połączeń konferencyjnych umożliwia nagrywanie rozmów. Jeśli nagrywasz, musisz powiadomić wszystkich uczestników, że rozmowa jest rejestrowana na początku połączenia. Po nagraniu rozmowy możesz wrócić i sprawdzić rozmowę tyle razy, ile potrzebujesz, nie zapominając o ważnych szczegółach. Metody, w których można nagrywać połączenia, różnią się w zależności od operatora. Poproś o instrukcje dotyczące nagrywania połączeń konferencyjnych od operatora.
Zadzwoń do uczestników
Zawiadomienie, kto jest na konferencji, gdy połączenie się rozpocznie. Zwróć uwagę na to, kto mówi podczas rozmowy i przypisuj ważne stwierdzenia osobie, która dokonała ich w notatkach. Śledź wszelkie zadania lub projekty, za które osobiście bierzesz odpowiedzialność podczas rozmowy i zanotuj, kto ma to zadanie. W przypadku omówienia należy również zanotować, co obejmuje każde zadanie.
Tematy konwersacji
Śledź każdy inny temat rozmowy, a także podtematy w każdym z nich. Jeśli istnieje agenda agencyjna, zanotuj, które tematy zostały omówione i co zostało omówione. Agenda może służyć jako przybliżony zarys Twoich notatek. Zapamiętaj wszelkie aktualizacje, wiadomości, rozwiązania i pomysły przedstawione podczas połączenia. Naturalna konwersacja może dość szybko przeskakiwać, ale próba sformatowania notatek w kolejności według tematu będzie pomocna dla osób, które je przeglądają.
Formatowanie końcowych notatek
Twoje oryginalne notatki wyglądają na pomieszane po zakończeniu połączenia. Porządkuj notatki na sekcje dotyczące różnych tematów objętych zaproszeniem. Określ, kto mówił, kiedy zmieniasz format swoich notatek. Możesz również dołączyć krótkie podsumowanie podkreślające, co zostało osiągnięte lub zdecydowane podczas rozmowy lub główne punkty dyskusji. Dołącz to podsumowanie na początku dokumentu. Możesz także utworzyć kolejną sekcję z listą zadań przydzielonych podczas połączenia i odpowiedzialnych za nie. Dzięki temu wyżsi urzędnicy mogą szybko sprawdzić, co wydarzyło się podczas rozmowy, bez konieczności czytania szczegółowych notatek.
