Połączenia konferencyjne są przydatne do zorganizowania spotkania z grupą osób w różnych miejscach, które muszą podejmować decyzje. Grupa adwokatów może być zmuszona do spełnienia i podjęcia decyzji w sprawie strategii dotyczącej przypadku ich klienta, lub grupa bacheloretów może próbować zaplanować prysznic weselny. Połączenie konferencyjne może pomóc grupie osób podejmować decyzje w ciągu kilku minut, co może potrwać kilka dni nad wiadomością e-mail i nie będzie można zrobić tego osobiście.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Telefon
-
Oprogramowanie do planowania spotkań
Znajdź osoby, które chcesz zaprosić na połączenie konferencyjne. Następnie nadaj priorytet znaczeniu obecności każdej osoby. Jeśli w rozmowie konferencyjnej uczestniczą trzy lub cztery osoby, ustalenie priorytetu listy zapraszanych osób może nie być ważne. Ale jeśli zapraszasz sześć lub więcej osób, jest bardziej prawdopodobne, że będą konflikty związane z harmonogramem. Upewnij się, że ważni decydenci będą mogli wziąć udział.
Skontaktuj się z ważnymi uczestnikami, aby zidentyfikować konflikty związane z harmonogramami. Dowiedz się, czy i kiedy ci ludzie będą przebywać poza miastem przez dłuższy czas, w samolocie i nie będą w stanie zadzwonić lub w inny sposób nie być w stanie uczestniczyć. Ustal czas spotkania wokół tych konfliktów.
Wyślij zaproszenie do wszystkich uczestników. Użyj poczty elektronicznej, Evite lub innego programu do tworzenia zaproszeń. Microsoft Outlook może zaplanować spotkanie, wysłać zaproszenia i zezwolić zaproszonym osobom na akceptację lub odrzucenie. Szybko uzyskasz ogólne informacje o tym, kto może uczestniczyć, a kto nie. Osoby zaproszone mogą mieć sugestie dotyczące czasów, które są dla nich lepsze, a także mogą wysyłać elementy porządku obrad w odpowiedziach na wezwanie na spotkanie. Popraw swoje zaproszenie na podstawie otrzymanych opinii.
Zaplanuj spotkanie, korzystając z usługi połączenia. Istnieje kilka firm specjalizujących się w organizowaniu połączeń konferencyjnych, takich jak FreeConference i InstantConference. Jeśli Twoja firma często planuje połączenia konferencyjne, dowiedz się, czy Twoja firma ma umowę z określoną usługą połączenia.
Wyślij sfinalizowane zaproszenie do wszystkich uczestników. Wyślij zaproszenie nawet do osób, które odrzuciły pierwotną prośbę o spotkanie, na wypadek gdyby później stały się dostępne. Upewnij się, że w zaproszeniu są zawarte wszystkie istotne informacje, w tym data i godzina połączenia, kod kraju i numer telefonu, z którego uczestnicy powinni korzystać, a także wszelkie niezbędne kody uczestników. Podaj także swój numer kontaktowy, aby uczestnicy mogli się z Tobą skontaktować bezpośrednio, jeśli mają problemy z nawiązaniem połączenia.
Wskazówki
-
Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z usługi połączenia konferencyjnego, zapytaj o czystość połączeń i łatwość obsługi. Istnieje kilka bezpłatnych usług, a niektóre pobierają opłatę. Porównaj ceny usług płatnych i zdecyduj, które najlepiej pasują do potrzeb Twojej firmy.
