Zakończenie połączenia konferencyjnego może mieć kluczowe znaczenie, jeśli ma wpływ na relacje i przyszłość osób związanych z połączeniem. Na przykład, jeśli konferencja zakończona sukcesem sprzedażowym i nie ma mowy o kolejnych krokach w procesie sprzedaży, można wprowadzić błędne przekonania, które mogłyby zahamować sprzedaż. Najlepiej zaplanować strategię wyjścia dla połączenia, aby połączenie zakończyło się płynnie.
Zaplanuj połączenie. Przy odpowiednim planie osoby biorące udział w zaproszeniu mogą mieć pewność, że wszystkie tematy zostaną omówione, a każdy problem objęty programem zostanie rozwiązany. Kończenie rozmowy przedwcześnie, gdy nie wszystkie informacje zostaną przekazane, może być katastrofalne.
Zaplanuj strategię wyjścia dla różnych scenariuszy. Z różnych powodów połączenie może zakończyć się wcześniej, a jeśli kończy się wcześnie, pozostałe strony powinny wiedzieć, jak zareagować i jakie kroki należy podjąć, aby zapewnić, że połączenie nie zostanie utracone. Można to osiągnąć przygotowując końcowe uwagi i podejmując możliwe do wykonania kroki.
Podsumuj połączenie. Po omówieniu wszystkich punktów porządku obrad i udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania. Zapytaj ich przez telefon, czy mają jeszcze coś do dodania, jeśli nie podsumowują punktorów połączenia i upewnij się, że wszyscy rozumieją, co zostało powiedziane. Jedź jeden po drugim i powtarzaj kolejne kroki z każdym członkiem połączenia konferencyjnego, aby wszyscy wiedzieli, kto robi co i wszyscy dobrze wiedzą o planach. Zamknij, informując wszystkich, w jaki sposób zostaną przekazane dalsze informacje. Z szacunkiem zwracaj się do każdej osoby przez telefon i pożegnaj się, a następnie odłóż słuchawkę. Wyślij e-mail z powiadomieniem do wszystkich stron, które podsumowują połączenie.
