W świecie rachunkowości transakcje przychodu i wydatków są rejestrowane za pomocą określonego procesu skonfigurowanego w celu śledzenia i klasyfikacji każdej transakcji w celu łatwego odzyskania w późniejszym czasie. Księgowi rejestrują transakcje w sposób ciągły, a każdy miesiąc musi być w stanie sortować i klasyfikować te dane w formacie, który tworzy zestaw sprawozdań finansowych, w tym rachunek zysków i strat spółki oraz bilans. Każda część danej transakcji finansowej jest rejestrowana na rachunkach, które używają identyfikatorów zwanych kodami księgi głównej.
Wskazówki
-
Firmy często używają kodów księgi głównej (GL), aby klasyfikować dane księgowe na kilka różnych sposobów. Kody te umożliwiają firmie sortowanie danych transakcyjnych, dzięki czemu może ona generować kilka różnych raportów księgowych i zapewnia możliwość analizowania transakcji księgowych firmy na wiele użytecznych sposobów.
Co to jest kod GL?
Firmy często używają kodów księgi głównej (GL), aby klasyfikować dane księgowe na kilka różnych sposobów. Kody mogą się wahać od prostego trzycyfrowego ciągu znaków do kodu z kilkoma częściami, z których każda wyznacza klasyfikator, taki jak numer dodatkowy, jednostka biznesowa, dział lub inna kategoryzacja.
Kody te umożliwiają firmie sortowanie danych transakcyjnych, dzięki czemu może ona generować kilka różnych raportów księgowych i zapewnia możliwość analizowania transakcji księgowych firmy na wiele użytecznych sposobów.
Te konta kodu GL są tworzone w określonej kolejności, zdefiniowanej przez zasadę podwójnego księgowania. Kody GL są porządkowane od aktywów takich jak gotówka, należności, inwentarz i wyposażenie, do pasywów i kapitału własnego. Liczba kont w tej sekcji może wynosić zaledwie pięć, a nawet 100 lub więcej, w zależności od złożoności firmy.
Lista rachunków KG obejmuje również rachunki, które składają się na rachunek zysków i strat, od rachunków przychodów i innych dochodów do wydatków operacyjnych i nieoperacyjnych rachunków wydatków, takich jak koszty odsetek.
Księga Główna
Główna księga firmy działa jako główny rekord dla wszystkich transakcji finansowych. GL może zawierać na przykład księgi pomocnicze, aby przechowywać zapisy według jednostki biznesowej, które wszystkie łączą się z księgą główną. Wszystkie te informacje stają się następnie podstawą sprawozdań finansowych spółki.
GL przechowuje dane dotyczące każdej transakcji księgowej. Ta informacja jest przydatna, gdy kilka lat później księgowy musi pamiętać, dlaczego firma wydała niezwykle dużą kwotę na materiały biurowe przez miesiąc, lub firma płaci podwójnie rachunek dwa razy i musi przekopać się na szczegóły płatności do rozwiązać problem. Księgowi często robią notatki w systemie komputerowym podczas dokonywania transakcji w dzienniku do GL w celu wykorzystania w przyszłości.
Jakie są wpisy w księdze głównej?
Wpisy księgi głównej są rejestrowanymi transakcjami, które firma angażuje w pieniądz. Transakcje te są zwykle najpierw zapisywane w dzienniku księgowym, a informacje te są podsumowywane i publikowane w księdze głównej.
Na przykład, gdy firma kupuje materiały biurowe, rejestruje wyprowadzane środki pieniężne, wprowadzając zapis księgowy na rachunku pieniężnym w bilansie, wpis w dzienniku debetowym, aby zwiększyć swoje konto aktywów biurowych i księgę debetową na koncie wydatków w biurze, która pojawi się w rachunku zysków i strat.
Po wypełnieniu tych zapisów księgowych księgowy wysyła je do księgi głównej, aby ukończyć proces wprowadzania. Wiele skomputeryzowanych systemów księgowych zapewnia przejrzystość procesu wprowadzania danych do dziennika, dzięki czemu wydaje się, że wszystkie transakcje są dokonywane bezpośrednio w księdze głównej.
Plan kont
Konta KG są zgodne z konkretnym zamówieniem i strukturą, zwaną planem kont, który umożliwia sprawdzenie niektórych rodzajów błędów i sporządzenie spójnych i uporządkowanych sprawozdań finansowych. Firmy zazwyczaj używają podwójnego zapisu księgowego podczas zapisywania do księgi głównej i muszą używać kompensacji obciążeń i kredytów, aby rejestrować każdy wpis.
Główna lista kodów kont KG lub plan kont zawiera wszystkie konta bilansowe, a następnie wszystkie rachunki rachunku zysków i strat. Księgowi mogą następnie wygenerować raport zwany saldem próbnym, który pokazuje każde konto KG i odpowiadające mu saldo. Ponieważ każda transakcja musi mieć co najmniej jedną pozycję debetową i kredytową, które bezpośrednio kompensują się wzajemnie, raport z salda prób powinien pokazywać, że suma wszystkich rachunków wynosi zero. Jeśli nie, może to oznaczać brak debetu lub kredytu lub błędne zapisanie.
