List skargi służy jako stały zapis Twojej skargi z osobą lub organizacją. Dobrze napisany list wyraźnie wskazuje na problem, który napotkano w związku z konkretnym produktem lub usługą oraz oczekiwaną rezolucją. Pisząc list, przyjmij spokojny i profesjonalny ton. Unikajcie groźby, niegodnych rantów, sarkazmu lub niewłaściwego języka. W większości przypadków piszesz list do osoby, która nie była odpowiedzialna za twój problem, ale może być pomocny w jej rozwiązaniu.
Zaadresuj swój list do konkretnej osoby. Nie używaj słowa "Szanowny Panie" lub "Do kogo może Obawiać". Zadzwoń do centrali firmy i zapytaj o nazwę i tytuł odpowiedniego menedżera. Potwierdź poprawną pisownię jej imienia. Jeśli nie możesz zidentyfikować nazwy, użyj odpowiedniego tytułu, na przykład "Menedżer obsługi klienta".
Użyj długopisu i papieru lub wersji roboczej twojego programu do edycji tekstu, aby zapisać wszystkie szczegóły związane z twoją skargą. Dołącz informacje takie jak nazwa i opis produktu, numer zamówienia, nazwa marki, numer modelu, cena i data zakupu. Kserokopię wszystkich dokumentów dotyczących Twojej skargi. Przeczytaj wszystkie informacje i upewnij się, że Twoja skarga jest uzasadniona.
Rozpocznij pismo z pozytywnym akcentem. Skorzystaj z pierwszego akapitu, aby omówić pewne pozytywne aspekty organizacji. Na przykład możesz podać swoją lojalność wobec nazwy marki lub konkretnych kontaktów z pracownikami firmy. Na przykład: "W przeszłości cieszyłem się z odwiedzania Twojego sklepu. Wielu sprzedawców pozdrawia mnie po imieniu i robię wszystko, aby upewnić się, że jestem zadowolony z moich zakupów".
Podaj charakter swojej skargi w drugim akapicie. Uwzględnij wszystkie szczegóły, które czytelnik musi znać, aby rozpatrzyć Twoją skargę. Na przykład: "Zgodnie z warunkami mojej 30-dniowej gwarancji zwracam monitor, który kupiłem w dniu 7 marca 2011 r., Za 373,89 USD. Załączona jest kserokopia dowodu zakupu." Nie wysyłaj oryginalnych kopii paragonów lub innych dokumentów.
Użyj trzeciego akapitu, aby jasno określić swoje oczekiwania. Na przykład: "Ponieważ toster nie działa tak, jak wskazał producent, oczekuję pełnego i natychmiastowego zwrotu w wysokości 47,83 USD plus opłata pocztowa zapłacona za zwrot tostera." Czekam cztery tygodnie na odpowiedź. od ciebie skontaktuję się z Better Business Bureau."
Wskazówki
-
Podaj swoje imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. Napisz krótkie akapity i zachowaj długość litery na jednej stronie. Poproś zaufanego znajomego lub krewnego o sprawdzenie Twojego listu. Oprócz sprawdzania błędów ortograficznych i gramatycznych, musi upewnić się, że ton litery jest odpowiedni.
