Procedury biurowe są przyjętym standardem prowadzenia działalności gospodarczej w określonym miejscu pracy. Takie standardy mogą się różnić w zależności od branży, nakładu pracy, lokalizacji geograficznej, profesjonalizmu biura lub wielkości firmy. Na przykład procedury biurowe w praktyce medycznej, dentystycznej lub prawnej będą znacznie różniły się od procedur w branży budowlanej, handlu detalicznego lub importu. Istnieją jednak pewne "normy" dotyczące procedur biurowych w różnych branżach.
Procedury telefoniczne
Wszystkie biura wymagają profesjonalnych i uprzejmych manier telefonicznych. Odbierz telefon szybko, mów wyraźnie i grzecznie, i nigdy nie zostawiaj rozmówcy zawieszonego dłużej niż przez kilka sekund, nie wracając do rozmowy - nawet jeśli wszystko, co zostało powiedziane, brzmi: "Nadal pracuję nad twoją prośbą."
Przyjmuj wiadomości dla pracowników, którzy są poza biurem lub są niedostępni. Wyraźnie zanotuj nazwisko, datę, godzinę i numer telefonu osoby dzwoniącej, a także cel połączenia, jeśli został podany. Gdy system poczty głosowej jest na miejscu, zapytaj dzwoniącego, czy chciałaby opuścić pocztę głosową, a następnie prześlij ją do systemu poczty głosowej. Przepraszanie za przeniesienie połączenia bez informowania rozmówcy z wyprzedzeniem o transferze.
Zarządzanie rekordami
Specyfika zarządzania dokumentami różni się znacznie w zależności od biura, ale szczegóły wszystkich operacji biznesowych muszą być utrzymywane w uporządkowany, profesjonalny sposób. Zachowaj kopie wszystkich paragonów, faktur, wyciągów z konta, zleceń pracy, ofert, szacunków pracy, korespondencji, raportów i innych dokumentów wyprodukowanych przez firmę.
Twórz pliki dla każdego dostawcy, konta klienta, sprzedaży lub projektu, w oparciu o specyfikacje firmy. Wyraźnie oznacz wszystkie foldery i umieść je w łatwo dostępnym miejscu, gdzie można je szybko odzyskać w razie potrzeby. Są to wymagania dotyczące właściwego zarządzania dowolną firmą, niezależnie od branży.
Obsługa i dystrybucja poczty
Zarządzanie pocztą przychodzącą i wychodzącą będzie się różnić w zależności od urzędu, ale traktować wszystkie wiadomości jako ważną korespondencję i szybko je obsłużyć, zwłaszcza korespondencję z klientami i klientami.
Otwórz i wyślij pocztę do odpowiedniego działu lub pracownika, w zależności od konkretnych procedur firmy. Nigdy nie otwieraj poczty oznaczonej jako "osobisty". Jeśli pocztę przychodzącą należy otworzyć przed dystrybucją, spinacz należy złożyć kopertą na odwrocie korespondencji w przypadku, gdy potrzebna jest informacja o adresie lub nadawcy.
Jeśli to konieczne, zważ przesyłkę wychodzącą i umieść odpowiednią ilość przesyłki w prawym górnym rogu. Jeśli poczta zostanie odebrana przez operatora pocztowego, umieść go w odpowiedniej lokalizacji wysyłkowej do odbioru. Jeśli zostanie przewieziony do lokalnego urzędu pocztowego, umieść wszystkie litery w pudełku, aby ułatwić transport. Wszystkie paczki bezpiecznie i dokładnie oznacz je etykietą w celu prawidłowego dostarczenia.
Komputery i technologia
Zapewnienie właściwej ochrony danych komputerowych jest ważne w dzisiejszym biurze, które opiera się w dużej mierze na takich informacjach. Przećwicz podstawowe procedury bezpieczeństwa, aby zabezpieczyć pliki komputera i sprzęt.
Aby chronić dokumenty i oprogramowanie, utwórz codzienne kopie zapasowe wszystkich plików komputerowych na stronie internetowej oferującej taką usługę lub na osobnym dysku flash lub dysku Zip. Zachowaj ostrożność podczas pobierania plików i oprogramowania z Internetu. Program antywirusowy należy uruchamiać zawsze, gdy komputer jest włączony, i aktualizować bazę wirusów, ponieważ stale pojawiają się nowe zagrożenia.
Chroń sprzęt za pomocą silnego i niezawodnego urządzenia przeciwprzepięciowego. Wyłącz komputery nocą, kiedy nikt ich nie używa, i odłączaj elektronikę podczas silnych burz.
