W środowisku biurowym ważne jest, aby zawsze zachować profesjonalną postawę. Punktualnie jest niezbędna i każda próba powinna zostać podjęta, aby dotrzeć na czas. O ile nie oczekujesz ważnego połączenia, telefony komórkowe powinny być wyłączone lub włączone, aby nie zakłócać pracy biura. Ubierz się w odpowiedni strój dla rodzaju prowadzonej działalności. Np. Noszenie dżinsów w profesjonalnym środowisku biurowym byłoby uważane za niewłaściwe, ale dżinsy mogą być akceptowalnym strojem w biurze budowlanym.
Obsługa klienta
Jednym z najważniejszych czynników w procedurach biurowych jest to, jak traktowani są klienci, gdy dzwonią lub odwiedzają biuro.
W kontaktach z klientami osobiście dobrym pomysłem jest powitanie osoby z uśmiechem i zwracanie uwagi na ich potrzeby. Jeśli klient przyjdzie z reklamacją, uważnie słuchaj, ale nie bądź defensywny, konfrontacyjny ani nie denerwuj się, może to tylko zaostrzyć sytuację. Okazuj prawdziwą troskę chociaż wyrazem twarzy lub mową ciała, gdy klient narzeka. Jeśli klient rantuje, pozwól mu na rantowanie - nie próbuj ich powstrzymywać ani rozmawiać. Po zgłoszeniu zażalenia odpowiedz spokojnie, mówiąc im, co zamierzasz zrobić, aby im pomóc lub komu je polecisz i jak ta osoba będzie mogła pomóc w rozwiązaniu problemu.
Etykieta telefoniczna
Ponieważ osoba na drugim końcu linii nie może cię zobaczyć, telefony powinny być odbierane w optymistyczny sposób. Osoba na drugim końcu powinna być w stanie usłyszeć "uśmiech" w twoim głosie. Zawsze odpowiadaj na połączenia przychodzące z nazwą firmy, starając się podać nazwę firmy, aby była zrozumiała. Czasami konieczne jest przesłuchanie połączeń przed przekazaniem ich odbiorcy. Podejmij każdą próbę poprawienia imienia osoby. Trzymaj notatnik pod ręką, aby zapisać nazwisko osoby dzwoniącej w przypadku zakłóceń lub odbiorca nie odpowiada, a połączenie zostaje odesłane. Umożliwi to bezpośrednie skontaktowanie się z dzwoniącym.
Interakcja z innymi pracownikami
Nigdy nie jest dobrym pomysłem omawianie osobistych problemów z innymi pracownikami lub angażowanie się w plotki biurowe. Polityka i religia powinny być omijane jako tematy rozmów w biurze.
Zawsze zachowuj szacunek podczas zwracania się do innych pracowników. Dobrą zasadą jest to, że osoba, do której się zwraca, jest podwładnym, w związku z czym można się do niej zwracać po imieniu, ale przełożonego lub kierownika należy adresować jako pana lub panią, chyba że poprosi o zajęcie się pierwszym imię.
Organizacja
Miejsce pracy powinno być zawsze czyste, uporządkowane i zorganizowane. Jeśli z jakiegoś powodu jesteś chory lub z dala od biura, ktoś może pobierać informacje z twojego biurka i nie powinien "przeszukiwać" wszystkiego w miejscu pracy, aby znaleźć to, czego szuka. Ważne jest również, aby nie przechowywać osobistych przedmiotów na biurku, ponieważ ktoś przypadkowo "potknie się" o coś, czego nie chcesz upublicznić.
Dbałość o szczegóły
Jeśli praca wymaga wykonania kilku czynności, dobrym pomysłem jest sporządzenie listy kontrolnej i sprawdzenie każdej pozycji po jej ukończeniu. Bez względu na to, jakie obowiązki są przypisane, dbałość o szczegóły ma kluczowe znaczenie dla dobrej pracy.
Jeśli tworzenie dokumentu jest częścią zadania, upewnij się, że uruchamiasz sprawdzanie pisowni i gramatyki każdego dokumentu. Bez względu na to, czego wymaga praca, zawsze dobrze jest dokładnie sprawdzić pracę przed jej włączeniem.
