Od czasu do czasu pracownicy mogą potrzebować odświeżyć swoje wspomnienia dotyczące wykonywania niektórych zadań. Podobnie, nowi pracownicy w organizacji będą chcieli nauczyć się lin tak szybko, jak to możliwe, nie musząc przeszkadzać przełożonym ani współpracownikom w niezliczonych kwestiach. Podręcznik procedur biurowych realizuje oba te cele, jednocześnie zapewniając pisemne protokoły i oczekiwania dotyczące wyników, które można następnie przywoływać w ocenach pracowników i dokumentacji działań dyscyplinarnych.
Określ cel i zakres podręcznika biurowego, który chcesz opracować. Treść podręczników biurowych ogólnie można podzielić na dwie kategorie: (1) jak kontaktować się z ludźmi i (2) jak wykonywać określone zadania, w tym działanie sprzętu niezbędnego do tworzenia, zarządzania i dostarczania towarów i usług. Podręczniki do biura często zawierają również schematy organizacyjne, katalogi zasobów i przykładowe formularze. Złożoność podręcznika biurowego zależy od tego, kim będą docelowi użytkownicy. Jeśli na przykład treść dotyczy relacji z klientami i sposobu rozpatrywania reklamacji, nie ma sensu zawierać rozdziałów na temat działania wózka widłowego i postępowania z materiałami niebezpiecznymi.
Wybierz formę prezentacji, która najlepiej pasuje do potrzeb Twojej firmy. Podczas gdy podręczniki biurowe są zwykle uważane za wskazówki drukowane na papierze i umieszczane w segregatorach z trzema pierścieniami z zakładkowymi zakładkami rozdzielaczy, technologia otworzyła drzwi do bardziej ekscytujących - a także bardziej ekonomicznych - metod dostarczania informacji. Rozważmy na przykład, czy podręcznik procedur internetowych ułatwiłby pracownikom szybszy dostęp do informacji poprzez wpisanie słów kluczowych. Format elektroniczny może również ułatwić proces aktualizowania i modyfikowania treści, a także włączania treści audio i demonstracji wideo w celu poprawy nauki.
Zrób listę wszystkich tematów rozdziałów, do których ma kierować twój podręcznik. Jeśli, na przykład, zdecydujesz się napisać wytyczne dotyczące obsługi różnych urządzeń biurowych, zidentyfikujesz poszczególne sekcje dla komputerów, faksów, systemów telefonicznych, mikrofisz, kserokopiarek, systemów rejestrujących, liczników pocztowych i urządzeń do sortowania. Zdecyduj, czy sam napiszesz całą treść, czy też przypisz pierwszy szkic każdej sekcji osobom, które są dobrze zorientowane w temacie.
Organizuj kroki proceduralne od najprostszych po bardziej skomplikowane. Zastanów się, czy dołączenie zdjęć, rysunków, tabel lub innych elementów graficznych uzupełni zrozumienie materiału przez użytkownika. Podaj glosariusz akronimów i terminologii związanej z zadaniami. W miarę możliwości należy podać przykłady wypełniania zamówień zapotrzebowania, wniosków o zwrot kosztów podróży, wniosków o urlop, arkuszy czasu, pokwitowań klientów i innych formularzy używanych przez firmę.
Ustal ramy czasowe dla ukończenia każdej sekcji nowego podręcznika. Jeśli to konieczne, planuj blok czasu każdego dnia na poszukiwanie, pisanie, przeglądanie i składanie treści.
Przed rozpowszechnianiem treści należy poddać przeglądowi personel działu kadr i personel prawny, aby upewnić się, że jego język jest przejrzysty, czytelny i zgodny z mandatami i przepisami stanowymi i federalnymi. Każdemu z odbiorców podręcznika należy dostarczyć arkusz podpisu, w którym wyraża zgodę na przeczytanie materiału i przestrzeganie jego dyrektyw.
Wskazówki
-
Podręcznik biurowy zawsze powinien być uważany za pracę w toku, a zatem musi podlegać stałemu przeglądowi, aby zapewnić, że treść jest dokładnym odzwierciedleniem procedur i sprzętu wykorzystywanego do wykonywania tych zadań.
