Nowa notatka dla pracowników służy do powiadamiania pracowników w organizacji o nowo przybyłym. Wyślij taką notatkę na kilka dni przed przybyciem nowego pracownika i podaj wystarczające informacje, aby przygotować personel do powitania nowej osoby i pomóc jej płynnej integracji z firmą. Nota może zostać przesłana pocztą elektroniczną lub w formie papierowej.
Zaadresuj notatkę do wszystkich pracowników w organizacji. Nawet pracownicy, którzy nie będą pracować bezpośrednio z tą osobą, powinni zostać poinformowani o nowym zatrudnieniu.
Przedstaw pracownika po nazwisku i podaj jego datę początkową. Dołącz kilka podstawowych informacji, na przykład, gdzie dana osoba pracowała wcześniej i na jakim poziomie. Jeśli osoba wykonuje ruch geograficzny, aby podjąć pracę, może to również być pomocne.
Opisz tytuł pracy i obowiązki, które ta osoba przyjmie. Jeśli osoba zastępuje kogoś, kto odszedł, podaj nazwę zajmowanej pozycji. Jeśli jest to nowa pozycja, krótko wyjaśnij racjonalne uzasadnienie i / lub proces, który utworzył pozycję.Dołącz informacje o miejscu pracy osoby, takie jak numer telefonu i adres e-mail.
Nazwij osobę, która będzie asystować przy orientacji nowego pracownika. W zależności od organizacji rolę tę można nazwać mentorem lub koledze. Zachęcaj personel do pomocy osobie w zapoznaniu się z procedurami, urządzeniami i wyposażeniem.
Zaproś pracowników do wzięcia udziału w formalnym spotkaniu powitalnym dla nowego pracownika, o ile jest on zaplanowany. Ewentualnie zachęcaj pracowników do wprowadzenia się wkrótce po przybyciu tej osoby do pracy.
