Skuteczna komunikacja z pracownikami to jedno z wyzwań związanych z byciem menedżerem. W przeciwieństwie do osobistej rozmowy, w której wiadomość może być dostosowana do osoby, która ją otrzymuje, podczas rozmowy z pracownikami jako całością, musisz mówić w stylu odpowiednim dla każdego. Może to być szczególnie trudne przy pisaniu negatywnej notatki - krytycznej lub zawierającej złe wiadomości. Pisanie takiej wiadomości wymaga, aby menedżer był bezpośredni, ale także taktowny. Celem powinno być zachęcenie pracowników do zmiany ich działań bez wywoływania złych uczuć.
Dostarcz najpierw złe wiadomości. Pisząc negatywną notatkę, najlepiej jest od razu uzyskać złe wiadomości. Uwzględnienie znacznej ilości zgłoszeń do wiadomości ma kilka wad: po pierwsze może sprawić, że zabrzmi to tak, jakbyś zwlekał; po drugie, niektórzy pracownicy mogą przestać czytać przed dotarciem do punktu notatki; a po trzecie, jeśli wiadomość została już przewidziana, wielu pracowników i tak zrezygnuje ze wstępu. Ton tej sekcji powinien być prosty, a fakty jasno określone. Staraj się unikać gniewu lub nadmiernej negatywności.
Zaoferuj zachęty. Po przedstawieniu złych wieści, zmień ton i skupienie swojej notatki, aby była nieco bardziej optymistyczna. Jeśli twój list był krytyczny, złóż słowa pochwały i zachęty. Jeśli dostarczyłeś nieprzyjemne wieści, podkreśl pozytyw. Celem twojej pracy jako menedżera jest prowadzenie, zadanie, które nigdy nie jest tak ważne, jak w czasach trudności.
Przedstaw rozwiązanie. Jednym z dylematów, z którymi często spotykają się pracownicy przy otrzymywaniu negatywnej notatki, nie jest wiedza, jaką czynność podejmie teraz ich przełożony. W trzeciej i ostatniej części listu nakreśl jasny kierunek działań, które pracownicy mogą podjąć, aby poprawić sytuację. Ta instrukcja powinna zapewniać pracownikom jasne instrukcje i powinna być dostarczana w optymistycznym tonie.
Czytaj to głośno. Przed wysłaniem notatki należy ją przejrzeć, a następnie przeczytać ją na głos. Najpierw przeczytaj to na głos, a następnie do co najmniej jednej osoby, która może wyrazić opinię. Słuchaj uważnie własnych wyborów słów i spróbuj usłyszeć każdy język, który może zostać źle zinterpretowany. Po wprowadzeniu tych poprawek, list powinien zostać sprawdzony pod kątem gramatyki, interpunkcji i ortografii - aby pokazać pracownikom, że piszesz list z ostrożnością.
