Wstępnie zatwierdzony plan płatności, znany również jako PAPP, zapewnia wygodę swoim klientom, jak również działowi rozliczeń. Upoważniając firmę do przeniesienia określonej kwoty środków z konta czekowego lub oszczędnościowego w ustalonym wcześniej terminie, klienci nie muszą radzić sobie z kłopotami z dokonywaniem okresowych płatności. Podobnie porozumienie zwalnia dział rozliczeniowy z wystawiania faktur i przetwarzania płatności. Ponieważ do uzyskania dostępu do konta posiadanego przez innego klienta wymagana jest pisemna autoryzacja, należy zabezpieczyć dostęp do konta na piśmie za pomocą formularza PAPP.
Zbierz podstawowe informacje o klientach. Sformatuj sekcje w formularzu, aby klienci mogli wpisać swoje imię i nazwisko, firmowy numer telefonu i adres rozliczeniowy w formularzu PAPP. Uwzględnij pole dla wszystkich informacji o klientach obsługiwanych przez dział rozliczeniowy dla każdego klienta.
Zbieraj informacje o koncie czekowym, z którego klient autoryzuje płatność. Zbierz nazwę i adres banku macierzystego, numer jego trasy - pierwszą dziewięciocyfrową liczbę znajdującą się w lewym dolnym rogu czeku - i numer konta bankowego - serię liczb następujących po numerze trasy. Banki opracowują własne systemy numerowania kont, więc mogą być dowolnej długości.
Odbierz wygasłe czek od klienta, aby potwierdzić informacje o koncie.
Podaj pisemne oświadczenie, które upoważnia Twoją firmę do wypłacania środków z określonego konta w razie potrzeby. Jeśli data faktury i kwota fakturowania pozostaną stałe, pozostaw puste pola do wypełnienia przez klienta lub agencję rozliczeniową. Przykładowe oświadczenie brzmiałoby: "Niniejszym upoważniam (nazwa firmy) do obciążania mojego konta kwotą $ ** _ na** _ każdego miesiąca. Oświadczam, że jestem upoważniony do autoryzacji obciążeń z rachunku wymienionego powyżej i wyrażam zgodę na warunki przedstawione w niniejszej umowie."
Podaj miejsce, w którym klienci będą mogli podpisać i opatrzyć datą oświadczenie, aby autoryzować swoje konto.
Uwzględnij wszelkie warunki, które mogą Ci się przydać w sekcji "Warunki korzystania z usługi". Pozycje te mogą zawierać postanowienia, które zobowiązują klienta do przejęcia odpowiedzialności za wszelkie zwrócone lub odrzucone opłaty i powiadomienie o zmianie danych konta na tydzień przed datą fakturowania, a także zarysu przepisów dla swojej firmy lub klienta, aby anulować umowę z pisemnym zawiadomieniem.
Ostrzeżenie
Powinieneś zachować oryginalną kopię umowy PAPP, ale powinna ona znajdować się w bezpiecznym miejscu, aby chronić dane finansowe klientów przed tymi, którzy nie mają uprawnień do ich używania.
