Raporty miesięczne są cenne jako zapis wydarzeń i wyników w dziale oraz jako wkład w działalność jako całość. W edukacji dostarczają również przydatnych informacji z różnych działów dotyczących postępu i wyników. Są rekordem, który można zebrać w większe dokumenty, aby uzyskać ogólny obraz firmy lub uczelni.
Napisz wstęp dotyczący tematu, wskazując, dlaczego chcesz przesłać miesięczne raporty. Pokaż dobre powody, dla których są one wymagane, i wkład, jaki zamierzają wnieść w biznes, college lub uniwersytet jako całość.
Opisz korzyści odbiorcom, ponieważ większość ludzi pomyśli o tym jako o dodatkowej pracy. Miesięczny raport może być okazją do pochwalenia i zademonstrowania, gdzie wszystko poszło dobrze. Może to być również okazja do wymienienia obszarów, w których potrzebne jest wsparcie lub coś, co wymaga dalszych działań. Może to być również raport o postępach danego projektu. Podkreśl znaczenie raportów dla planowania i koncentrowania umysłu jednostki na wysiłkach jego lub jego departamentu.
Podaj daty i terminy na rok, w którym będą wymagane miesięczne raporty. Podkreślaj, dlaczego muszą być na czas, ponieważ generalnie są one wkładem do większego raportu i może to być opóźnione, jeśli miesięczne raporty są opóźnione.
Podaj szablon, jeśli to możliwe, zawierający główne punkty, które chcesz uwzględnić w raporcie miesięcznym. Ułatwia to ankietowanym wypełnianie i oszczędzanie czasu w każdym miesiącu. W razie potrzeby mogą zmienić szablon. Możesz również podać wytyczne w swoim liście, aby pomóc autorom raportów. Różne działy będą dostarczać różne informacje - na przykład niektóre finansowe i niektóre ze sprzedaży - więc różne szablony mogą być wymagane. Poproś autora raportów, aby umieścił kategorie na oddzielnych arkuszach.
Podziel każdą sekcję listu na akapity. Podaj powody, dla których wymagany jest miesięczny raport w pierwszym akapicie. Opisz korzyści dla odbiorców w drugim. Wymień daty i terminy w trzecim akapicie lub podaj osobną listę wraz z datami. Wymień szablon lub wskazówki w akapicie czwartym. Dołącz notatkę uznania w ostatnim akapicie do pomocy odbiorcy. Bądź zwięzły i przyjemny.
Wskazówki
-
Pisanie listu firmowego wymaga pewnych formalności. Jeśli zaczniesz list z czyimś imieniem, powinno to kończyć się "Z poważaniem". Jeśli zaczniesz od "Szanowny Panie lub Szanowna Pani", powinno to zakończyć "Z poważaniem". Poniżej pozdrowienia powinna być referencyjna lub tematyczna linia szczegółowa, w tym przypadku "Raporty miesięczne".
Ostrzeżenie
Napisz list jako wniosek, ale upewnij się, że raporty będą potrzebne co miesiąc.
