Gdy trzeba podsumować dużą ilość informacji, jest to skuteczny sposób na sporządzenie notatki lub listu. Wiele osób uważa, że pisanie jest trudne i wierzą, że nie ma słownictwa, aby to zrobić. Ale jak mówi nauczyciel pisania William Zinsser, pisanie to tylko myślenie na papierze. Wszystko, co musisz zrobić, to uporządkować myśli, podążać za stylem wybranego formatu i używać prostego i klarownego języka.
Pisanie raportu w notatce
Napisz nagłówek. Aby znaleźć notatkę, należy podać w lewym górnym rogu, kto powinien przeczytać notatkę (na przykład: Do: Wszyscy pracownicy), który ją napisał (Od: Twoje imię), kto inny to otrzyma (CC: Nazwa odbiorcy) data (Aktualna data) i o czym jest mowa (Temat: Temat do adresu.)
Jeśli jest to list, zacznij od daty i zwrotu grzecznościowego, na przykład "Do wszystkich pracowników:".
Zastanów się nad swoimi odbiorcami.Jeśli piszesz do ogólnej grupy odbiorców, użyj języka zrozumiałego dla wszystkich. Nowi pracownicy mogą jeszcze nie znać żargonu firmowego, a pracownicy jednego działu mogą nie rozumieć terminologii innej.
Zrób zarys. Porządkowanie myśli pozwala na wyraźne pisanie. Zastanów się, co publiczność będzie chciała poznać i co chcesz im powiedzieć. Podkreśl kluczowe wnioski raportu i co to oznacza dla osób czytających notatkę.
Zacznij od silnych oświadczeń otwarcia. Potwierdź raport i jego wnioski. Na przykład: "W wyniku naszego ostatniego badania wydajności wprowadzimy kilka zmian w naszych zasadach korzystania z Internetu".
Wyjaśniać. Zaznacz wszelkie dane lub ustalenia, które potwierdzają wnioski. "Konsultanci stwierdzili, że pracownicy spędzają dwie godziny dziennie, sprawdzając pocztę e-mail i zarządzając fantastycznymi drużynami sportowymi." Ponadto, niech czytelnicy wiedzą, kiedy zmiany będą miały miejsce.
Powiedz ludziom, gdzie mogą się udać, aby uzyskać pełniejsze informacje (w razie potrzeby). Na przykład: "Omówimy to dalej podczas naszego cotygodniowego spotkania w piątek" lub "Pełny raport jest dostępny dla wszystkich pracowników w formie PDF." Nie podpisuj notatki; twoje imię jest na górze notatki. Jeśli piszesz list, użyj swojego imienia, imienia i nazwiska lub imienia i nazwiska, w zależności od okoliczności i preferencji.
Przepisz i odetnij bałagan. Odtworzyć szkic i wyeliminować niepotrzebne słowa. Na przykład: "Opinia korporacji, że biuro Scranton powinno aktywnie dążyć do ograniczenia problemów związanych z nieprodukcją, ograniczając niezwiązane z pracą korzystanie z zasobów firmy", może zostać przepisane, ponieważ "Firma zażądała od nas ograniczenia osobistego użytkowania własności firmy. zwiększy naszą wydajność."
Sprawdzanie i sprawdzanie pisowni. Niech zaufany kolega sprawdza gramatykę i ton; źle napisane zdanie można interpretować w sposób, który nigdy nie był zamierzony. Sprawdź także pisownię, ale uważaj na automatyczne funkcje wymiany słów. Nie chcesz, aby twój raport mówił "Indonezja", kiedy miałeś na myśli "Indiana".
