Due diligence to zasadniczo intensywne dochodzenie poprzedzające istotną transakcję lub decyzję. Na przykład, należyta staranność zwykle ma miejsce, gdy jesteś poważnie zainteresowany zakupem firmy lub chcesz opracować prezentację sprzedaży dla ważnej umowy outsourcingowej. Chociaż proces ten może być czasochłonny i często musi odbywać się za kulisami, informacje gromadzone i przedstawiane w raporcie o należytej staranności są kluczowe dla podjęcia dobrej decyzji lub stworzenia skutecznej prezentacji.
Struktura i fokus
Podobnie jak w przypadku większości innych raportów formalnych, raport o należytej staranności zawiera cel, streszczenie, najważniejsze ustalenia, sekcję zaleceń i jeden lub więcej załączników. Tym, co odróżnia raport o należytej staranności od innych, jest jednak jego cel, zakres i stopień informacji. Po zakończeniu fazy aktywnej przeprowadzania due diligence - badanie faktów, gromadzenie surowych danych i dokonywanie osobistych obserwacji - generowanie raportów organizuje dane w sposób, który pozwala ocenić istniejącą sytuację, zidentyfikować ryzyko i odkryć problemy, które zapewniają efekt dźwigni możliwości.
Format i głos
Większość osób korzysta z raportu o należytej staranności jako materiału referencyjnego zza kulis podczas negocjacji umowy lub cen lub jako źródło informacji do tworzenia prezentacji ofert. Niezależnie od celu, większość informacji zawartych w raporcie o należytej staranności ma charakter poufny, dlatego oprócz pisania dla grupy docelowej i koncentrowania się na celach, należy uwzględnić tylko najbardziej odpowiednie lub istotne informacje. Używaj formalnego głosu i przedstawiaj fakty, używając obiektywnego, bezstronnego zapisu i oddzielnych informacji w raporcie w odrębnych sekcjach za pomocą liter lub cyfr.
Cele i streszczenie
Wyjaśnij powody, dla których należy wykonać due diligence w sekcji celów. Chociaż podsumowanie wykonawcze pojawia się tuż po osiągnięciu celów raportu - a przed organem - napisz streszczenie na końcu. Powodem jest to, że czytelnicy - najczęściej kierownictwo firmy - zainteresowani tą sekcją mogą nie mieć czasu na przeczytanie pełnego raportu. Musisz uporządkować streszczenie, aby brzmiało jak raport w miniaturze, ale jednocześnie zachować jego długość proporcjonalną do pozostałej części raportu.
Najważniejsze ustalenia i zalecenia
Michael Sisco, autor i niezależny konsultant IT, mówi w artykule na stronie TechRepublic, że kluczowe wnioski powinny skupiać się na elementach wpływających na cenę lub bieżące działania firmy. Na przykład, jeśli piszesz raport o należytej staranności, który ma posłużyć do prezentacji umowy outsourcingowej, uwzględnij kwestie, które wspierają Twoją cenę i pozycję, takie jak awarie procesów operacyjnych, które podkreślają problemy z produktywnością i wydajnością. Ponadto uwzględnij wskaźniki kosztów, które pokazują, ile firma obecnie wydaje na samodzielne świadczenie usługi, i identyfikuj ryzyko, takie jak konieczność zainwestowania jeszcze większej ilości pieniędzy w modernizację lub wymianę starych lub przestarzałych urządzeń. Zaznacz możliwości dźwigni w sekcji zaleceń. Uwzględnij koszty wdrożenia, zapewnij wskaźnik zwrotu z inwestycji i podaj ramy czasowe dla uzyskania oszczędności lub korzyści dla każdej okazji.
