Firmy zawierają umowy z firmami zewnętrznymi, aby regularnie wykonywać różnorodne zadania związane z konserwacją. Te zewnętrzne firmy obejmują usługi sprzątania, pielęgnację roślin i wywóz śmieci. Te działania nie należą do podstawowej działalności firmy. Zawarcie tych obowiązków pozwala firmie skupić się na prowadzeniu działalności.
Początkowy zakup
Firmy zawierają umowy prepaid na konserwację przez kilka miesięcy. Firma płaci z góry pełną kwotę zamówienia, a firma obsługowa obiecuje świadczyć usługę na czas trwania umowy. Kiedy firma zawiera umowę, firma rejestruje kontrakt jako dokumentację przedpłaconą w księgach rachunkowych. Księgowy rejestruje to poprzez obciążenie "Umową z tytułu przedpłaty za konserwację" i uznaniem "Gotówki" za kwotę zapłaconą za zamówienie.
Okresowa korekta
Pod koniec każdego okresu wygasa część umowy. W tym okresie wykonawca świadczy usługi serwisowe dla firmy. Ponieważ pełna płatność została już dokonana, dalsze płatności nie są wymagane. Jednak wygaśnięcie części kontraktowej musi zostać zarejestrowane. Księgowy określa kwotę umowy, która wygasła, biorąc pełną płatność za umowę i dzieląc ją przez okresy czasu objęte umową. Księgowy obciąża "Koszty utrzymania" i kredyty "Umowa przedpłacona za konserwację" za kwotę w dolarach, która wygasła z umowy.
Raportowanie bilansowe
Przedpłacone umowy serwisowe są bieżącymi kontami aktywów. Zasób bieżący zostanie wykorzystany w ciągu jednego roku. Umowa serwisowa z przedpłatą rzadko przekracza okres jednego roku i kwalifikuje się jako zasób bieżący. Bilans dzieli aktywa na aktywa bieżące i aktywa trwałe. Bilans zawiera najpierw aktywa bieżące.
Rachunek zysków i strat
Rachunek zysków i strat komunikuje zyskowność spółki poprzez odjęcie wydatków od przychodów w celu ustalenia dochodu netto. Księgowy obejmuje wszystkie koszty operacyjne. Wygasła część umowy o konserwację lub "koszt utrzymania" jest raportowana w rachunku zysków i strat, aby uzyskać dochód netto spółki.
