Firma, która regularnie sprzedaje produkty lub potrzebuje dostaw, musi mieć jednostkę zakupową lub punkt kontaktowy. Osoba odpowiedzialna za ten proces nazywa się agentem zakupów. Przed zamówieniem inwentarza dla firmy ważne jest zrozumienie podstaw procesu zamawiania i zakupów.
Ocena
Jednym z pierwszych kroków procesu zamawiania i zakupu zapasów jest ocena pozycji, które firma może kupić. Rozważny nabywca jest zaniepokojony jakością, jeśli chodzi o potrzeby związane z zapasami. Jest odpowiedzialny za upewnienie się, że firma nie otrzymuje źle wykonanego produktu lub niewłaściwego surowca. Tak więc kupujący zwykle zamawiają próbki materiałów, produktów i materiałów, aby zapewnić, że spełniają one standardy jakości firmy.
Utwórz umowę
Gdy przedstawiciel ds. Zakupów podejmie decyzję o dostawcy i wymaganych produktach, następnym krokiem jest wynegocjowanie umowy sprzedaży. W umowie sprzedaży nabywca i dystrybutor zgadzają się na obniżkę ceny za pozycje zapasów i warunki płatności. Na przykład "netto 30" oznacza, że płatność ma nastąpić 30 dni po dacie wystawienia faktury. Umowa zawiera również warunki i zasady dotyczące zwrotów, wymiany i płatności za koszty transportu.
Prześlij zamówienie zakupu
Następnym etapem jest wysłanie przez kupującego dystrybutora, hurtownika lub producenta zamówienia zakupu. Zamówienie to zobowiązanie do zakupu przedmiotów, o ile odbiorca je dostarczy. Zamówienie zakupu określa dokładnie te przedmioty, które nabywca chce dla ekwipunku i adres do wysyłki. Zawiera również numer zamówienia zakupu, numer konta (przypisany przez dystrybutora lub producenta) oraz podsumowanie warunków uzgodnionych przez obie strony.
Zapłać fakturę
Firma dystrybucyjna otrzymuje i przetwarza zamówienie zakupu kupującego. Po przesłaniu produktów do nabywcy dystrybutor wystawia następnie fakturę z żądaniem zapłaty. Faktura zawiera numer zamówienia zakupu, numer konta, adres nabywcy, opis wysyłanych produktów i całkowitą należną kwotę. Faktura zawiera również datę wydania i warunki (np. Netto 30, należne w ciągu 30 dni), aby nabywca mógł złożyć płatność w terminie.
