Po ich zakończeniu formularze W-9 twoich sprzedawców, freelancerów i kontrahentów nie wygasają. Jednak IRS wymaga ich wymiany w przypadku zmiany konkretnych informacji, w tym zmian w nazwach, typie podmiotu gospodarczego lub numerze identyfikacyjnym podatnika. Chociaż nie jest to wymagane przez IRS, Twoja firma może zażądać zaktualizowanych formularzy W-9 w celu prowadzenia dokładnych rejestrów Twoich dostawców usług.
Wskazówki
-
Formularze W-9 zawierają ważne informacje podatkowe dotyczące usługodawców Twojej firmy i nie wygasają. Jednak pewne zmiany informacji mogą spowodować konieczność nowego W-9.
Cel W-9
Formularze IRS W-9 są wykorzystywane przez firmy do zbierania informacji podatników od usługodawców niebędących pracownikami. Firmy finansowe stosują również formularz W-9 do zgłaszania podlegających opodatkowaniu odsetek i dywidend wypłacanych ich klientom. Informacje zawarte w formularzu są wysyłane do urzędu skarbowego w celu udokumentowania płatności, które firma dokonała na rzecz niezależnych wykonawców i dostawców, którzy otrzymali ponad 600 USD za usługi wykonane w ciągu roku kalendarzowego. Urząd skarbowy wymaga od osób fizycznych wypełnienia formularza z podaniem nazwiska, adresu, numeru identyfikacji podatkowej, numeru ubezpieczenia społecznego i podpisu. Dostawcy i niezależni wykonawcy są proszeni o podanie nazwy firmy, rodzaju podmiotu gospodarczego, numeru identyfikacyjnego pracownika i podpisu głównego. Wszyscy usługodawcy muszą określić, czy są zwolnieni z podatku lub nie są zwolnieni z potrącania ich za pobraniem.
Gdy wymagany jest nowy formularz W-9
Aby zapewnić, że dochody zgłaszane przez firmę są zgodne z informacjami przedstawionymi w zeznaniach podatkowych usługodawców, IRS wymaga zastąpienia istniejącego formularza W-9 w kilku okolicznościach. Nowa W-9 jest potrzebna, jeśli zmienia się nazwisko osoby, na przykład po ślubie; zmiana adresu nie wymaga jednak wymiany W-9. Innym powodem może być zmiana firmy z jednego rodzaju podmiotu prawnego na inny. Na przykład, jeśli jednoosobowa firma zmieni nazwę na LLC, wymagany jest nowy formularz W-9. Podobnie, zmiana numeru identyfikacyjnego podatnika na numer identyfikacyjny pracodawcy wymagałby formularza zastępczego.
Zmiany w wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowych
IRS może polecić przedsiębiorstwu potrącenie części dochodu wypłacanego określonym usługodawcom. Nazywa się to wstrzymaniem tworzenia kopii zapasowych. Pieniądze są zatrzymywane przez firmę i wysyłane do urzędu skarbowego z przyczyn, które mogą obejmować niewystarczające płatności podatkowe, nieprawidłowy numer identyfikacji podatkowej lub brak numeru identyfikacji podatkowej. IRS wymaga nowego formularza W-9, gdy firma zleca zainicjowanie wstrzymania poboru dla niezależnego kontrahenta lub sprzedawcy. Formularz zastępczy musi wskazywać zmianę w rezerwach z tytułu zwolnienia z podatku zwolnionego z niezwolnionego.
