Prawidłowe rozliczanie kosztów osobowych jest dużą częścią odpowiedzialności każdego działu księgowości, w biznesie w całym kraju i na świecie. Dokładna dokumentacja finansowa jest wymagana w wielu sytuacjach, na przykład podczas zgłaszania numerów rozliczeniowych do agencji finansowych, ubiegania się o pieniądze z dotacji i wniosków o pożyczkę. Prowadzenie dokładnych rejestrów wydatków pomoże również kierownictwu w podejmowaniu opłacalnych decyzji dotyczących budżetu i pomoże w prowadzeniu cykli rekrutacyjnych. Choć niewiele osób myśli o wypłacie, dopóki w końcu nie nadejdzie, przygotowanie do wypłaty jest pracą na pełny etat dla innych.
Zbieraj zapisy czasu pracy lub zapisy szczegółów uderzania / wykrawania i wprowadzaj je do aplikacji płacowej. Obejmują one również wnioski o zasiłek chorobowy / osobisty, wynagrodzenie za urlop i arkusze korekty czasu. Upewnij się, że arkusze czasu są zatwierdzane przez właściwego menedżera przed wejściem.
Dwukrotnie sprawdź rekordy czasu, aby upewnić się, że są rozsądne i dokładne. Ten proces wyklucza jakąkolwiek możliwość oszustwa z zegarem czasu.
Uzyskanie ostatecznej zgody kierownika przed przystąpieniem do kontroli czeków i złożeniem EFT (elektronicznych transferów funduszy) do instytucji bankowych.
Wycinaj czeki i autoryzuj transakcje EFT.
Przechowuj ewidencję płacową w pliku przez pięć lat od momentu, w którym pracownicy otrzymali wynagrodzenie.
Śledzenie czynności sprawdzania na żywo, w tym, gdy są one zdeponowane na koncie pracownika, kiedy kasuje bank i kiedy masz dostęp do elektronicznego obrazu rozliczonego czeku. Należy zachować kopię sprawdzonego czeku.
