Zobowiązania lub AP są klasyfikowane jako zobowiązania krótkoterminowe i wykazywane w bilansie. Aby zamknąć księgi rachunkowe na koniec miesiąca i na koniec roku, zobowiązania do rozliczenia muszą być uzgadniane. Może to być bardzo duże konto lub małe, jeśli jesteś małą firmą.
Jeśli Twoja firma stosuje rachunkowość memoriałową, księguje wydatki w momencie ich wystąpienia, a nie wtedy, gdy są faktycznie płacone. W takim przypadku konto AP jest szeroko używane. Ogólnie rzecz biorąc, firmy używają salda księgi głównej (sumy całkowitej) i salda dodatkowego (szczegóły kont) do ewidencjonowania zobowiązań.
Uzyskaj saldo księgi głównej lub sumę należności do zapłaty oraz saldo księgi głównej lub szczegóły dotyczące AP. Te dwa zapisy muszą być takie same, aby pogodzić konto.
Użyj programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, aby skonfigurować rozliczanie zobowiązań. Użyj kolumny A, aby wprowadzić saldo należności zgodnie z księgą główną. Użyj kolumny B, aby wprowadzić szczegółowe saldo należności. Jeśli te dwa pasują, konto zostanie uzgodnione. Jeśli istnieje różnica uzgadniająca, przed zamknięciem konta należy wykonać więcej pracy.
Przejrzyj pozycje dotyczące szczegółów kont lub jednostek zależnych, których nie ma w księdze głównej. Zwróć też uwagę na wszystkie pozycje w księdze głównej, które zostały pominięte w szczegółach kont. Dodaj i odejmij te elementy odpowiednio do każdego rekordu.
Poszukaj możliwych błędów w nagrywaniu, aby pogodzić Twoje zobowiązania z płatnościami.
Znajdź wpisy, które zostały zaksięgowane bezpośrednio w księdze głównej i nie są rejestrowane w księdze pomocniczej ani w szczegółach. Dodaj te wpisy do strony księgi głównej lub do uzgodnienia.
Szukaj wpisów w księdze pomocniczej, które nie są zapisane w księdze głównej. Dodaj kwoty do kolumny księgi głównej uzgodnienia.
Przejrzyj wpisy dotyczące szczegółów należności lub szczegółów zobowiązań lub podkategorii. Upewnij się, że zapisy zostały poprawnie zarejestrowane jako debety i kredyty. Typowe błędy w nagrywaniu obejmują kredyty na wierzytelności lub obciążenia z tytułu zapisu zobowiązań.
Sprawdź wpisy na koncie kasowym. Poszukaj kredytów i obciążeń gotówkowych zamiast zobowiązań.
Wprowadzaj wpisy dostosowujące, aby zamknąć książki, jeśli konto nadal się nie zgadza. Jeśli różnica przekracza próg istotności twojej firmy, kontynuuj przegląd wszystkich pozycji, aż do uzgodnienia książek.
Wskazówki
-
Rozważ zainwestowanie w zautomatyzowane oprogramowanie do uzgadniania, które pomoże Ci efektywniej zamykać książki. Te programy znacznie ułatwią wyszukiwanie rozbieżności w książkach niż w przypadku ręcznego wyszukiwania.
