Papierkowa robota jest faktem w biznesie. Struktura projektu kontroli dokumentów stanowi szablon do klasyfikacji, przetwarzania i obsługi dokumentów. Systemy kontroli dokumentów obejmują zarówno ręczne składanie dokumentów, jak i wykorzystanie technologii obrazowania i systemów informatycznych do przechowywania i katalogowania dokumentów.
Identyfikacja
Kontrola dokumentów łączy dyscypliny nauki bibliotecznej i administracji biurowej. Znajduje to odzwierciedlenie w tworzeniu struktur plików projektu. Podobnie jak w przypadku katalogu, system kontroli dokumentów obejmuje identyfikowanie dokumentów, przypisywanie numerów kontrolnych oraz, w bardziej szczegółowych strukturach projektów, klasyfikację i poziomy zabezpieczeń. Firmy często wykorzystują systemy obrazowania, które automatycznie tworzą struktury danych, dzięki czemu są bardziej wydajne w wyszukiwaniu i lokalizowaniu dokumentów za pomocą technologii komputerowej.
Rozmiar
Rozmiar systemu projektu kontroli dokumentów może być różny. Na przykład w dużym systemie kontrola dokumentów może być podzielona na różne funkcje, takie jak usługi archiwizacyjne, usługi przechowywania rekordów i usługi przechowywania dokumentów.
Ruchomości
Skuteczny plan strategiczny kontroli dokumentów obejmuje systemy audytu dla klasyfikacji i obsługi dokumentów. Standardowe procedury operacyjne oparte na funkcjach kontroli dokumentów można odnosić do właściwej obsługi dokumentów i systemów wspierających zarządzanie dokumentami.
