Kontrola dokumentów jest używana w celu zwiększenia wydajności danej organizacji poprzez kontrolowanie wersji danego wydanego dokumentu. Dzięki temu wszyscy pracownicy mają odpowiednie wersje danego dokumentu. Normy ISO to zestaw międzynarodowych standardów, które pomagają standaryzować procesy w przedsiębiorstwach, a także pomagają firmom zachować odpowiednią dokumentację, zgodnie z Intelex. Firmy muszą zrozumieć, jakie normy mają zastosowanie do ich konkretnej działalności i stosować środki kontroli dokumentów, aby zapewnić przestrzeganie tych standardów.
Minimalizowanie dokumentów
Kontrola dokumentów często stara się zmniejszyć lub wyeliminować dokumenty papierowe, aby dokumenty miały mniejszy wpływ na środowisko i obniżały koszty firmy, zgodnie z Intelex.
Łatwość dostępu
Łatwość dostępu jest również ważnym aspektem w przypadku kontroli dokumentów. Firmy będą miały łatwiejszy dostęp do aktualnych informacji, jeśli na przykład będą miały łatwy dostęp do tych informacji z Internetu.
Kategoryzacja
Dokumenty muszą być podzielone na kategorie logiczne. W ten sposób można znaleźć odpowiednie dokumenty dla danej sytuacji. Dokumenty te są często podzielone na kategorie, takie jak polityka, procedura, instrukcje pracy oraz formularze i zapisy, zgodnie z 9000 Świat. ISO wymaga, aby odpowiednie dokumenty były dostępne w razie potrzeby.
Ekspertyza
Dokumenty muszą być obszernie przeglądane przed ich sfinalizowaniem. W wielu przypadkach dokumenty te powinny zostać przejrzane przez więcej niż jedną osobę, zarówno w celu nadzoru, jak i w celu zapewnienia, że błędy nie zostaną popełnione przez posiadanie dodatkowej pary oczu, aby złapać błędy, zgodnie z 9000 Świat. Cykl przeglądu powinien obejmować pracowników zaangażowanych w konkretne dokumenty i kierowników, którzy je nadzorują, ponieważ będą oni mieli więcej doświadczenia i będą w stanie zrozumieć błędy. ISO wymaga zatwierdzenia dokumentów przed wydaniem.
Status wersji
Normy ISO wymagają przejrzenia i aktualizacji dokumentów w razie potrzeby. Warunki w konkretnej firmie będą się nieuchronnie zmieniać, a aktualizacje muszą być dodawane do dokumentów, gdy są logiczne. Status rewizji musi być umieszczony na dokumencie, zgodnie z 9000 Świat. Te stany obejmują wersję roboczą, recenzję i zatwierdzenie. Przestarzałe dokumenty, które są przechowywane przez firmę z jakiegokolwiek powodu, muszą być uznane za przestarzałe.
Czytelność
Dokumenty muszą być zawsze czytelne i dostępne dla tych, którzy ich potrzebują, zgodnie z 9000 Świat. ISO wymaga, aby dokumenty były aktualizowane, gdy zostaną zużyte lub uszkodzone.
Dystrybucja
Dokumenty pochodzące z kraju powinny być kontrolowane nie tylko, ale dokumenty pochodzące z kraju powinny być również kontrolowane, zgodnie z 9000 Świat. Wiele dokumentów, takich jak dokumenty użytkownika dotyczące produktów i maszyn należących do firmy, musi być wyraźnie oznakowane i przekazane odpowiednim osobom w firmie.
