Otrzymałeś zamówienie i wysłałeś klientowi produkt lub usługę, o którą prosił. Gratulacje! Następnie musisz poprosić klienta o zapłatę. Proces zbierania pieniędzy rozpoczyna się od faktury wysłanej do klienta, zawierającej kwotę zapłaty i warunki płatności. Przygotowanie faktury tworzy należności.Jest to wartość dla Twojej firmy, wysoko na liście aktywów, ponieważ łatwo zamienia się na gotówkę.
Wskazówki
-
Pod względem rachunkowości przygotowanie faktury tworzy należności. Zaraz po opłaceniu faktura staje się gotówką.
Definicja faktury sprzedaży
Faktura sprzedaży to dokument biznesowy, który jest przygotowywany za każdym razem, gdy musisz zażądać od klienta zapłaty za dostarczone towary lub usługi. Faktura zawiera ważne szczegóły, takie jak produkt, ilość, cena i warunki płatności, takie jak dane bankowe firmy. Jeśli chodzi o dokumenty, jest to jeden z najłatwiejszych do stworzenia, a także jeden z najważniejszych. Faktura określa zobowiązanie klienta do zapłaty. Wystawiając fakturę, weryfikujesz umowę, która istnieje między tobą a klientem, i że zakończyłeś swoją stronę umowy. Gdy klient zgodzi się na fakturę, staje się długiem prawnym, który musi zapłacić klient.
Jaka jest różnica między fakturą a rachunkiem?
Warto w tym miejscu wyjaśnić pewną terminologię, ponieważ często występuje wiele nieporozumień związanych z fakturą i rachunkiem. Faktura jest zawsze wysyłana od sprzedającego do klienta w nadziei, że zostanie spłacona w określonym czasie. Tak więc, gdy dostarczasz towary i usługi, zawsze tworzysz fakturę. Rachunek to coś, co klient musi zapłacić. Tak więc faktura, którą stworzyłeś po stronie klienta, jest rachunkiem. To ten sam dokument, ale o innej nazwie, w zależności od tego, czy płacisz, czy odbierasz pieniądze.
Pod względem rachunkowości rozróżnienie to jest ważne. Zarówno ty, jak i klient użyjecie tej samej faktury do celów księgowych. Ale, podczas gdy klient użyje faktury do zarejestrowania pieniędzy, które muszą opuścić firmę, co jest nazywane rachunkiem do zapłaty, użyjesz go do zarejestrowania pieniędzy, które wejdą do biznesu, który nazywa się należnościami.
Jakie informacje muszą być obecne na fakturze sprzedaży?
Zasadniczo możesz rozbić fakturę na dwie części: nagłówek faktury i rdzeń rozliczeniowy. Nagłówek faktury zawiera:
- Nazwa i adres sprzedawcy.
- Nazwa i adres odbiorcy.
- Data faktury - to ważne! Zegar zaczyna odliczać klienta w dniu wystawienia faktury. Jeśli masz limit czasowy na dokonanie płatności, który powinieneś, wówczas podanie daty upewnia Cię, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie, kiedy płatność jest należna.
- Unikalny numer faktury.
- Numer zamówienia, jeśli korzystasz z systemu zamówień zakupu do kontrolowania zakupów biznesowych.
Podstawa faktury zawiera:
- Szczegółowy opis świadczonej usługi lub dostarczonych produktów, w tym ilości i ceny.
- Wszelkie obowiązujące podatki obrotowe.
- Całkowita cena, która jest należna.
- Warunki płatności. Na przykład możesz podać "netto 30", co oznacza, że cała kwota jest płatna w ciągu 30 dni.
- Sposób płatności, taki jak dane rachunku bankowego lub nazwisko osoby, w której klient może przesłać czek.
Co to jest faktura sprzedaży w warunkach rachunkowości?
Wiele firm ma sporą liczbę klientów, którzy nie płacą natychmiast. Jeśli korzystasz z metody naliczania faktur, będziesz rejestrować dochód po jego zarobieniu, a nie wtedy, gdy pieniądze trafią na twoje konto bankowe. Oznacza to, że potrzebujesz metody rejestrowania dochodów, które masz prawo otrzymać, ale których jeszcze nie otrzymałeś. Faktura sprzedaży w kategoriach rachunkowych to "należności" lub "A / R". Należności z konta stanowią wszystkie płatności należne firmie, które nie zostały jeszcze opłacone przez klientów.
Jeśli się nad tym zastanowisz, to, co faktycznie robisz podczas tworzenia faktury, przedłużysz nieoprocentowany kredyt klienta na krótki czas. Umożliwiasz im uzyskanie towarów lub usług przed dokonaniem płatności, na podstawie zaufania, że płatność zostanie dokonana w dniu płatności. Należność do konta jest po prostu sposobem na zapisanie tego zaufania.
Jak można nagrać fakturę?
A / R są niewiarygodnie wartościowe dla Twojej firmy, ponieważ kiedy są opłacane, przeliczają się natychmiast na gotówkę. W związku z tym rejestrujesz je jako aktywa w bilansie firmy. Zazwyczaj lista aktywów w kolejności płynności, która mierzy, jak szybko coś można przekształcić w gotówkę. Tak więc, ze wszystkich aktywów biznesowych, gotówka jest najbardziej płynna, a aktywa takie jak nieruchomości, udziały w funduszach hedgingowych i inne alternatywne inwestycje są najmniej płynne, ponieważ te pozycje są o wiele trudniejsze do sprzedania.
Należności są wykazywane jako aktywa obrotowe, ponieważ płatność jest należna od klienta w ciągu roku lub krócej. A ponieważ zmieniają się w gotówkę, w momencie zapłaty faktury, A / R są jednymi z twoich najbardziej płynnych aktywów. Zazwyczaj wymieniasz je poniżej gotówki w bilansie, a wstawiana liczba to po prostu łączna kwota wszystkich zaległych faktur.
Jaka jest różnica między należnościami a rachunkami do zapłaty?
Odwrotna strona należności to zobowiązania do zapłaty. A / Ps występuje, gdy jesteś winien pieniądze swoim dostawcom, ponieważ jeszcze nie zapłaciłeś rachunku. Jako zapis księgowy reprezentuje twój obowiązek spłaty długu krótkoterminowego. Aby to zilustrować, wyobraźmy sobie, że dostawca wysyła ci przypadek widżetów, a kilka dni później wysyła fakturę za 500 $. Jesteś zobowiązany do zapłaty tych pieniędzy, więc rejestrujesz 500 $ jako debet w kolumnie zobowiązań i jednocześnie wydajesz 500 $ na wydatki związane z surowcami, które zazwyczaj są podawane jako koszt sprzedanych towarów. Twój dostawca czeka na otrzymanie płatności, więc rejestruje fakturę w kolumnie należności.
Następnie, gdy wypiszesz czek, by zapłacić rachunek, wpisujesz kwotę 500 USD do kolumny zobowiązań i debet o wartości 500 USD na konto czekowe. Jeśli ktoś przyjrzy się twojemu rachunku zysków i strat, może zobaczyć na pierwszy rzut oka całkowitą kwotę, jaką firma posiada w niezapłaconych rachunkach.
Co jeśli klient nie płaci?
W idealnym świecie wszyscy Twoi klienci płacą wszystkie faktury za każdym razem. W prawdziwym świecie klienci płacą za późno, a niektórzy nie płacą wcale. Problem polega na tym, że twój rachunek należności ma pokazać saldo wszystkich faktur, które zamieni się na gotówkę w najbliższej przyszłości. Jeśli klient nie płaci za 90, 120 lub 360 dni - lub w ogóle nie płaci - spowoduje to zniekształcenie dokładności bilansu.
Zasada numer jeden w dziedzinie windykacji polega na tym, że im dłuższa jest płatność, tym trudniej ją odebrać. Jednym z istotnych obliczeń dla każdej firmy jest ustalenie, ile lat mają faktury za pomocą procesu zwanego "starzeniem się". Jeśli korzystasz z oprogramowania do księgowości biznesowej, typowe kategorie dla tego typu raportów obejmują:
- Aktualne: Natychmiastowe.
- Od 1 do 30 dni: płatność w ciągu najbliższych 30 dni.
- Od 31 do 60 dni.
- Od 61 do 90 dni.
- 91 dni i więcej zaległych itd., W 30-dniowych odstępach.
Celem starzenia się jest sprawdzenie, które faktury wymagają działań następczych, takich jak telefonowanie do klienta lub wysyłanie konta do agencji windykacyjnej. Daje także wgląd w to, czy zbieracie płatności zbyt wolno i ponosicie zbyt duże ryzyko kredytowe. Jeśli należności spadną zbyt wolno, możesz skończyć z poważnym problemem z płynnością finansową i pożyczyć pieniądze, aby pokryć dzienne wydatki operacyjne.
