Tworzenie realistycznego harmonogramu projektu jest jednym z największych wyzwań stojących przed menedżerem projektu. Występują pewne typowe problemy z planowaniem projektu, które można przewidzieć i którym można zapobiec, dając wszystkim zaangażowanym w projekt więcej zaufania do harmonogramu.
Szacowanie czasu trwania zadania
Najbardziej podstawowym i powszechnym problemem z planowaniem projektu jest oszacowanie czasu trwania każdego zadania projektowego. Większość ludzi nie docenia, jak długo zajmie im to coś, co skutkuje harmonogramem, który odzwierciedla tylko najlepszy możliwy scenariusz. Aby temu zapobiec, możesz dodać czas do każdego zadania, jeśli możesz oszacować, ile niedoszacował cię członek twojego zespołu. (Wiele osób nie docenia konsekwentnie określonego procentu.) Możesz też dodać czas awaryjny jako oddzielny element swojego harmonogramu. Chociaż czasami jest to nieczytelne, jako "dopełniające" harmonogram, jest to faktycznie realistyczny sposób, aby uczynić twój plan bardziej dokładnym.
Pamiętaj, aby nie pominąć żadnych niezbędnych zadań projektowych. Łatwo jest przeoczyć te wykonane przez grupy spoza zespołu projektowego lub te, które ekspert od oceniania myśli są tak oczywiste, że nie musi o nich wspominać.
Przypisywanie zasobów
Większość harmonogramów projektów opiera się na założeniu, że właściwa osoba zasobów będzie dostępna dokładnie wtedy, kiedy będzie potrzebna. Ale jeśli twoja organizacja nie ma dobrej metody przypisywania ludzi do projektów, to może się nie zdarzyć. Twój harmonogram wymaga również realistycznego rozliczenia, ile czasu każdy członek zespołu może wydać na twój projekt, biorąc pod uwagę inne projekty, wsparcie operacyjne lub zadania administracyjne, które muszą wykonać.
Ustawianie daty wdrożenia
W wielu przypadkach zarządzanie lub jakiś czynnik zewnętrzny ustawił datę realizacji projektu przed opracowaniem harmonogramu. Możesz zostać poproszony o skrócenie czasu zaplanowanego na niektóre zadania, aby spełnić wymaganą datę zakończenia. Powinieneś aktywnie przekazywać sponsorowi projektu wszelkie ryzyko związane z wprowadzeniem tych zmian.
Zarządzanie nieznanym
Nieznane zdarzenia, takie jak zmiany w środowisku biznesowym lub problemy z nową technologią, mogą spowodować, że zadania projektu potrwają dłużej niż zaplanowano. Identyfikując potencjalne zagrożenia na początku projektu, będziesz w stanie lepiej zarządzać wszystkimi zdarzeniami, a tym samym zmniejszyć ich wpływ na harmonogram.
Zarządzanie zmianami
Zmiany w zakresie projektu, wymaganiach do spełnienia lub zastosowanej technologii mogą zakłócić harmonogram projektu. Tego rodzaju zmiany powinny przejść formalny proces zarządzania zmianą projektu, aby sponsor projektu i klienci mogli zgodzić się na zmiany w harmonogramie, a nie byli nimi niemile zaskoczeni.
Szacowanie dużych projektów
Duży projekt ma więcej współzależności między zadaniami i między grupami roboczymi lub osobami. Ten poziom złożoności sprawia, że trudniej jest przewidzieć harmonogram, który będzie wymagał czasu na taką koordynację.
