Wiele firm wykorzystuje oprogramowanie księgowe, aby zautomatyzować rutynowe zadania księgowe, ustanawiać kontrole i tworzyć raporty finansowe. Dzięki wielu pakietom oprogramowania księgowego na rynku zwykle można dopasować większość potrzeb firmy, niezależnie od tego, czy jest to duża korporacja, czy jednoosobowa firma. Podczas gdy oprogramowanie księgowe może oszczędzać czas i pomagać w zachowaniu danych, istnieją pewne wady korzystania z oprogramowania księgowego.
Utrata danych lub usługi
Gdy firma jest zależna od oprogramowania księgowego, każda utrata usługi spowodowana awarią zasilania lub komputera może spowodować przerwę w pracy. Zakłócenia pracy mogą uniemożliwić wprowadzanie nowych informacji, a także uniemożliwić dostęp do przechowywanych informacji. Ponadto, jeśli informacje nie zostaną poprawnie zapisane, awaria komputera może spowodować utratę danych finansowych.
Niepoprawne informacje
Informacje w systemie księgowym są tak samo ważne, jak informacje wprowadzone do systemu. Ponieważ większość systemów księgowych wymaga ręcznego wprowadzania danych, wyniki finansowe mogą być nieprawidłowe, chyba że zostaną przeanalizowane wszystkie dane wejściowe. Jeśli istnieje tendencja do przeglądania jedynie raportów końcowych lub danych wyjściowych systemu księgowego, znalezienie błędnych informacji może być trudne.
Konfiguracja systemu
Każda firma ma unikalne aspekty, które mogą powodować trudności, gdy próbuje dostosować ogólny pakiet oprogramowania księgowego do swoich potrzeb. Dostosowanie jest dostępne dla wielu programów, ale może spowodować przestoje i potencjalne niedokładności, jeśli nie zostaną wykonane prawidłowo. Ponadto w miarę rozwoju firmy może zajść potrzeba zmiany pakietów oprogramowania księgowego; może to spowodować duże zakłócenia, ponieważ konieczna jest migracja informacji i konieczne są nowe szkolenia dla personelu.
Koszt
Wadą oprogramowania księgowego są koszty. Poza początkowymi nakładami na zakup oprogramowania, koszty konserwacji, dostosowania, szkolenia i sprzętu komputerowego. Oszczędność czasu może uzasadniać koszty, jednak w przypadku niektórych firm może upłynąć wiele lat, zanim inwestycja w oprogramowanie księgowe pokryje koszty.
Oszustwo
Informacje przechowywane w formie elektronicznej można manipulować i uzyskiwać do nich dostęp, jeśli nie są stosowane odpowiednie środki kontroli i środki bezpieczeństwa. Konieczne są ścisłe kontrole, aby upewnić się, że tylko upoważnieni pracownicy korzystają z oprogramowania księgowego i mają dostęp do raportów. Ponieważ dane finansowe mogą być poufne i poufne, korzystanie z oprogramowania księgowego stwarza możliwość oszustwa.
